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| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
| Abrechnungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abtretungserklärungen, soweit erledigt | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Akkreditive | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aktenvermerke | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (Z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose) | 10 Jahre | § 630f Abs. 3 BGB |
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bankbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bankbürgschaften nach Vertragsende | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Belegformate | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Sonstige Beitragsabrechnungen des Arbeitgebers mit Sozialversicherungsträgern | Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres | § 28f Abs. 1 SGB IV |
| Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebskostenrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Online-Bewerbungen auf Anzeige | Normalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden) Löschfrist 6 Monate | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
| Bewertungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Dateien, Beschreibungen der | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Dateiverzeichnisse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Datensätze, Beschreibung und Aufbau der | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Datensicherungsregeln | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,Lizenzen, Zollunterlagen etc.) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Eingabedatenformate | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Einheitswertunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| E-Mails (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| E-Mails (Mahnungen) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Exportunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Faxe (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Faxe (Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Frachtbriefe | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschenknachweise | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gutschriften im Sinne von “umgekehrten Rechnungen” | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handelsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handelsregisterauszüge | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Hauptabschlussübersicht | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Initiativbewerbungen per Post | 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung Löschfrist 6 Monate | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
| Initiative Online-Bewerbungen | Normalerweise 2 Monate nach Absage ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung. Löschfrist 6 Monate | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
| Inventare (§ 240 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kassenberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kassenbücher/-blätter | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kassenzettel, (nicht erforderlich, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontenregister | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontoauszüge | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Konzernabschluss (§ 290 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lagerbuchführungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lieferscheine | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnbelege als Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Mahnbescheide und Mahnungen | 30 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Nachnahmebelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Nebenbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Online-Rechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Preislisten | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Private Rechnung | 2 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
| Programmablaufbeschreibungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Programmverzeichnisse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Protokolle, als Handelsbrief | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Prozessakten | 30 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Quittungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Rechnungen an Unternehmer | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Reisekostenabrechnung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen | 30 Jahre nach der letzten Behandlung | § 28 Abs. 3 RöV |
| Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder | 10 Jahre | § 28 Abs. 3 RöV |
| Sachkonten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Saldenbilanzen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| als Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Schriftwechsel | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Spendenbescheinigungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Steuererklärungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Steuerbescheide | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Überstundenlisten, wenn Lohnbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Urteile | 30 Jahre | |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Verkaufsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Vermögensverzeichnis | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Versicherungspolicen, | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Versicherung – nach Ablauf | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen) | Keine | |
| Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Wechsel | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zahlungsanweisungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zollbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Grundsätzlich wird jeder eingetragene Benutzer und jeder Scanner bzw. Kopierer gezählt.
Multicompany:
Die Multicompany-Lizenz kann andere Firmen einladen. Der Administrator und alle User dieser Firma zählen auch als User. Wenn die Firma allerdings einen Mitarbeiter der einladenden Multicompany-Lizenz einlädt (Rückeinladung), dann wird dieser nicht gezählt.
Mit dem integrierten E-Mail PlugIn können Sie sich einen eigenen Eingangskanal für Dokumente einrichten wie z.B. “rechnungseingang” etc.
Sie sollten diese Postfächer am besten nicht öffentlich kommunizieren sondern in Ihrer eigenen Postfachverwaltung eine Weiterleitung auf dias Belegebox-Postfach einrichten.
Wir haben eine eigene Mail-Domain eingerichtet für diesen Zweck. –> @belegebox.email
Vor dem @ können Sie sich einen eigenen Firmennamen reservieren -> firma@belegebox.email
Und vor dem Firmennamen können Sie eigene Ordnernamen benutzen -> rechnungseingang.firma@belegebox.email
Finden wir den Ordner rechnungseingang in der CHECKBOX, wird die Mail hier abgelegt.
Ansonsten schauen wir, ob es den Ordnernamen in der SENDBOX gibt. Das geht aber nur, wenn kein anderes PlugIn, wie z.B. DATEV, ein automatisches Senden in der SENDBOX aktiviert hat. Damit vermeiden wir, daß eine fehlgeleitete Mail direkt zur DATEV gesendet wird ohne vorherige Kontrolle.
Es werden nun alle relevanten Anhänge (pdf oder xml), die nicht auf Ihrer Blacklist stehen wie z.B. “AGB, Datenschutz”.. als Dokument in den entsprechenden Ordner gespeichert. In der Checkbox wir ein Erledigungszeitraum von 7 Tagen eingetragen, damit keine Mails übersehen werden.
Zur Sicherhiet können Sie noch einzelne Absender in der Blacklist sperren.
Tipp: Die meisten Scanner können direkt ein PDF an eine Mail-Adresse scannen und somit direkt in die Belegebox. Auch ein Handyfoto kann damit einfach gespeichert werden, wobei das kein guter Weg ist, da die Bilder sehr groß sind.
Sie haben eine Mailadresse: rechnungseingang@firma.de und setzen eine Kopie auf rechnungseingang.firma@belegebox.email
oder hr@firma.de auf peronalsachen.firma@belegebox.email
usw.
Wir empfehlen ScanBot als Mobile-Scanner.
Da ScanBot 3 Aufnahmen hintereinander macht und daraus die beste Qualität errechnet, ist die Qualität aus unserer Sicht momentan ideal.
Sie können eine feste Mail-Adresse als PDF-Empfänger angeben und mit dem E-Mail PlugIn der Belegebox verbinden. z.B. Kasse oder Reisekosten. Auch werden alle Mailadressen der Kontakte mit angeboten.
Die Belegebox kann in der ARCHIVBOX die Dokumente einfach speichern (um Sie ggf. auch wieder zu löschen) oder als sog. ‘Revisionssicheres Archiv’ für eine bestimmte Zeit sperren.
Wenn Sie DATEV Unternehmen online nutzen, müssen Sie die Dateien, die dort gespeichert sind nicht unbedingt in der Belegebox zusätzlich sperren um revisionssicher zu sein. DATEV speichert revisionssicher.
Für viele Belegtypen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Eine Liste finden Sie auch hier in FAQ.
Mitarbeiter verfügt lediglich über das Recht zum Zugriff auf die INBOX und, falls vorhanden, die CHECKBOX, um Belege direkt zur Freigabe in den jeweiligen Themenordner zu legen. Löschen kann ein Mitarbeiter seine eigenen Dateien um u.U. Fehl-Uploads zu bereinigen.
Verwaltung hat Zugriff auf alle eigenen Dateien und die für ihn zugewiesenen Dateien anderer User. Boxen: INBOX, CHECKBOX, SENDBOX und ARCHIVBOX. Diese Dateien kann er auch löschen.
Top-Verwaltung hat Zugriff auf ALLE Dateien ind ALLEN Ordnern. Er kann auch Freigaben von anderen übernehmen. Dies ist für Urlaubs- und Krankheitsfälle besonders wichtig. In jedem Unternehmen sollte daher mindestens eine Top-Verwaltung existieren. Top-Verwaltung ist im Prinzip ein Admin, nur ohne reine Administrationsaufgaben wie User einladen/Rechte vergeben etc.
Administrator hat alle Rechte auf alle Ordner. Zusätzlich noch User einladen, Einstellungen der Optimierungen und Ordnerstrukturen sowie der Accountbereich sind möglich.
Steuerberater hat Zugriff in der SENDBOX auf Dateien aller User und in der ARCHIVBOX nur auf seine Dateien. Das ist also der klassische Buchungs-Zugang. Der Steuerberater kann interne Kommentare nicht einsehen (geschlossenes Auge am Kommentar). Löschen kann der Steuerberater alle Dateien in der SENDBOX und eigene Dateien in der ARCHIVBOX.
Die Kanzlei-Edition verfügt darüber hinaus noch über den Kanzlei-Admin, der Firmen verwalten, einladen bzw. die Anzahl der User und Speicher zuweisen kann. Der Kanzlei-Admin hat zunächst weder Rechte noch Einblick in die einzelnen Firmen-Accounts, es sei denn, er wird innerhalb der Firma als Teilnehmer (z.B. Steuerberater) dazu eingeladen. Auf diese Weise behält die Firma die Kontrolle über ihre Daten und bestimmt selbst, wer und was andere sehen dürfen.
Ihr Vertrag verlängert sich jeweils um ein Jahr automatisch, wenn Sie nicht mindestens drei Monate vor Jahresende per E-Mail oder schriftlich kündigen.
Der Testaccount wird automatisch nach einem Monat beendet. Sie bekommen aber vorher per E-Mail eine Erinnerung.
Sie können jederzeit User oder Speicher hinzufügen. Hierdurch wird ein neuer Vertrag begründet, dessen Laufzeit wiederum 12 Monate beträgt. Sie bezahlen selbstverständlich nur den Aufpreis.
Gehen Sie einfach in SETUP->Lizenz erweitern. Die Anfrage wird dann sofort von uns umgesetzt und Sie werden informiert.
Der User- oder Speicherbedarf kann jederzeit reduziert werden, dies ist allerdings etwas kompliziert. Die neu errechnete Jahresgebühr muss unter Abzug der restlich verbleibenden Jahresgebühr (die wir Ihnen gutschreiben) mindestens 1€ betragen.
