E-Mail PlugIn - belegebox.

Mit dem integrierten E-Mail PlugIn kannst du deinen eigenen Eingangskanal für Dokumente einrichten wie z.B. rechnungseingang@, bewerbungen@, vertraege@, reisekosten@ usw.

Du solltest diese Postfächer am besten nicht öffentlich kommunizieren sondern in deiner eigenen Postfachverwaltung eine Weiterleitung auf das Belegebox-Postfach einrichten.

Wir haben eine eigene Mail-Domain eingerichtet für diesen Zweck. –> @belegebox.email
Vor dem @ kannst du deinen eigenen Firmennamen reservieren -> firma@belegebox.email
Und davor kannst du deine eigene Ordnernamen benutzen -> rechnungseingang.firma@belegebox.email etc

Einrichten

1. E-Mail PlugIn auswählen.

2. Firmenname: Muss einmalig in unserem System sein. Ohne Umlaute, Sonderzeichen und mgl. kurz.

3. E-Mails ohne Anhang sind Rechnungen von z.B. Apple, die Rechnungen als Mail-Inhalt und nicht als PDF senden. Das wird dann bei uns automatisch in ein PDF konvertiert. Ähnlich wie „Save as PDF“.

4. Blacklist: Ist ein Filter für Dateinamen oder Absender, die wir dann nicht annehmen.

Postfächer

Jeder deiner Ordner ist automatisch ein mögliches Postfach.

Damit kannst du Rechnungseingangsmails, aber auch Reisekosten über Handy-APP oder vorhandene Scanner hervorragend mit einbinden und gleich in den richtigen Workflow bringen.

Workflow

Einfach einzelne Mails weiterleiten oder eine automatische Weiterleitung bei deinem Mail-Hoster eintragen.

Im Betreff der Mail kannst du gleich ein paar Parameter an die Belegebox mitgeben.

(bb-titel: Text) Wird als Titel über dem Galleriebild angezeigt, z.B. Rechnungsnummer oder Projekt o.ä.

(bb-assign: Max Muster) Gleich eine Verantwortung zuweisen. (Geht nur wenn die Mail-Adresse ein CHECKBOX-Ordner ist.) Gültig ist Vor- Nachname oder E-Mail.

(bb-until: +14) Erledigungszeitraum in Tagen ab Heute. +0 ist Heute.

Mehrere Parameter innerhalb einer Klammer mit Komma getrennt:
(bb-titel: Benzin, bb-assign: Max Muster, bb-until: +14)

Einrichten

Postfächer

Workflow

Einfach E-Mail eingeben und mit belegebox. starten