E-Mail PlugIn

Mit dem integrierten E-Mail PlugIn können Sie sich einen eigenen Eingangskanal für Dokumente einrichten wie z.B. “rechnungseingang” etc.

Sie sollten diese Postfächer am besten nicht öffentlich kommunizieren sondern in Ihrer eigenen Postfachverwaltung eine Weiterleitung auf dias Belegebox-Postfach einrichten.

Wir haben eine eigene Mail-Domain eingerichtet für diesen Zweck. –> @belegebox.email
Vor dem @ können Sie sich einen eigenen Firmennamen reservieren -> firma@belegebox.email
Und vor dem Firmennamen können Sie eigene Ordnernamen benutzen -> rechnungseingang.firma@belegebox.email





Finden wir den Ordner rechnungseingang in der CHECKBOX, wird die Mail hier abgelegt.
Ansonsten schauen wir, ob es den Ordnernamen in der SENDBOX gibt. Das geht aber nur, wenn kein anderes PlugIn, wie z.B. DATEV, ein automatisches Senden in der SENDBOX aktiviert hat. Damit vermeiden wir, daß eine fehlgeleitete Mail direkt zur DATEV gesendet wird ohne vorherige Kontrolle.




Es werden nun alle relevanten Anhänge (pdf oder xml), die nicht auf Ihrer Blacklist stehen wie z.B. “AGB, Datenschutz”.. als Dokument in den entsprechenden Ordner gespeichert. In der Checkbox wir ein Erledigungszeitraum von 7 Tagen eingetragen, damit keine Mails übersehen werden.

Zur Sicherhiet können Sie noch einzelne Absender in der Blacklist sperren.

Tipp: Die meisten Scanner können direkt ein PDF an eine Mail-Adresse scannen und somit direkt in die Belegebox. Auch ein Handyfoto kann damit einfach gespeichert werden, wobei das kein guter Weg ist, da die Bilder sehr groß sind.

Beispiel:

Sie haben eine Mailadresse: rechnungseingang@firma.de und setzen eine Kopie auf rechnungseingang.firma@belegebox.email
oder hr@firma.de auf peronalsachen.firma@belegebox.email

usw.


Ihre Priorität:
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Peter Mustermann
alexander.steiss@belegebox.de
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