Ab Juni 2025 nimmt die Innotax das Dokumentenmanagement-System „Belegebox“ in Ihr Empfehlungs-Portfolio mit auf. Ziel ist es, kleineren und mittelgroßen Unternehmen eine kostengünstige und leicht umsetzbare DMS-Lösung empfehlen zu können.

Was ist die Belegebox?
Die Belegebox ist ein einfaches, günstiges und universelles Dokumentenmanagement in der Cloud. Alle Tools für den Unternehmensalltag sind on Board. E-Rechnungen werden überprüft und visualisiert. Freigabeprozesse und revisionssichere Archivierung sind inklusive. Ideal für Unternehmen bis 50 Mitarbeiter oder mehrere Unternehmen im Verbund. Oft genutzt als einfaches Vorsystem zur Rechnungsprüfung vor der Übertragung an Innotax. Aber auch „Nicht-Buchungsbelege“ wie Verträge, Personalsachen, Kassenberichte, Lieferscheine, Privates usw. können damit digital und rechtssicher verwaltet werden. Das ermöglicht den Mandanten der Innotax mit einem einzigen Tool die Digitalisierung im eigenen Unternehmen umzusetzen.

Wie arbeitet die Belegebox?
1.      Einsammeln aller Belegtypen über alle Kanäle. (E-Mails, Papier, Handy und Plattformen wie Amazon)
2.      Zuordnen und Prüfen bzw. Freigeben von z.B. Rechnungen.
3.      Kommunikation am Beleg mit Logbuch über alle Aktivitäten.
4.      Automatischer Versand an Treuhand-Hannover von freigegebenen Buchungsbelegen.
5.      Ablage im revisionssicheren Archiv mit Volltextsuche und Logbuch.

Wissenswertes über die Belegebox:
–        Die Belegebox ist eine Cloud-Lösung und damit immer und überall im Browser erreichbar.
–        Server und Daten sind in Nürnberg gehostet. Externe Tools wie Google o.ä. bekommen keine Daten.
–        Anwender müssen sich nicht um Updates oder Datensicherung kümmern.
–        Kostenloser Support über E-Mail oder Online-Kurz-Meetings.