E-Rechnungen in der Belegebox

Ab Januar 2025 bekommen Sie E-Rechnungen, ohne dass Sie Einfluss darauf haben.

Allgemeine Informationen dazu gibt es hier..

Alle eingehenden PDF- oder XML-Dateien werden direkt bei Eingang in der Belegebox überprüft und analysiert.

1. Datei: Eine normale PDF-Datei.

2. Datei: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format mit 1 integrierten Anhang.

3. Datei: Eine E-Rechnung im X-Rechnungsformat als XML. ROT=Die Überprüfung hat Fehler erkannt.

4. Datei: Eine E-Rechnung im X-Rechnungsformat als XML. Keine Fehler erkannt.

5. Datei: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format mit 3 integrierten Anhängen.

Die Detail-Ansicht der XML-Rechnungen

Neben „Kommentare“ gibt es den neuen Tab „E-Rechnung“ mit einem Daumen dahinter.

Klick auf E-Rechnung zeigt die Ergebnisse unserer Analysen.

Klick auf den Daumen, zeigt das Prüfungsergebnis.

Für die schlecht lesbaren X-Rechnungen, die lediglich aus XML-Code bestehen, erzeugt die Belegebox eine visuelle Darstellung, die wie eine normale Rechnung aussieht. Damit könnenSie die Rechnung leichter kontrollieren.

Datenextrakt

Bei ZUGFeRD und X-Rechnung erzeugen wir einen Datenextrakt der XML-Ebene, wobei wir die Rechnungsbereiche gruppieren und in Deutsch übersetzen. Damit ist selbst bei der ziemlich unleserlichen X-Rechnung eine angenehme Kontrolle möglich.

Um bei ZUGFeRD-Rechnungen Betrug zu vermeiden, zeigen wir den Endbetrag und die Kontonummer gleich oben an. Damit können Sie schnell prüfen, ob das XML mit der sichtbaren PDF-Ebene übereinstimmt. Alle automatischen Prozesse für Zahlungen etc. verwenden ausschließlich die XML-Einträge. Wenn z.B. im XML eine andere Kontonummer steht, würde das sonst niemanden auffallen und die Zahlung dann automatisch an das XML-Konto gehen.

Prüfbericht

Klick auf den Daumen springt direkt zu den Prüfungsergebnissen.

– Daumen hoch: Aus technischer Sicht ist alles ok.

– Zeigefinger: Es gibt Hinweise, die Sie lesen sollten.

– Daumen nach unten: Wir haben Fehler entdeckt. Unbedingt den Prüfbericht lesen!

Selbst bei Fehlern heißt das nicht unbedingt, das Sie die Rechnung nicht zahlen dürfen. Es sind lediglich Fehler lt. Kosit-Prüfprotokoll aufgetaucht.

Ob die Rechnung abgelehnt werden muss oder bezahlt werden kann, müssen Sie in jedem Fall selbst entscheiden.

An der Stelle eine Bitte: Wenn Sie ein unklares Ergebnis haben, können Sie das bitte unserem Support support@belegebox.de mailen, damit wir recherchieren können? Viele Rechnungsprogramme machen leider noch Fehler beim Erstellen einer E-Rechnung.

Anhänge / Download

Hier finden Sie alle Möglichkeiten mit den Visualisierungen oder integrierten Anhängen umzugehen. Klick auf den Namen starten den Download. Klick auf das Kopier-Icon kopiert den Teil in den gleichen Ordner wie das Original in Ihre Belegebox.

Download

– Originaldatei (nur PDF-Ebene): Sie dürfen die ZUGFeRD-Datei weder verändern noch mit anderen Dateien mischen, Wenn Sie aber z.B. die Rechnung mit Lieferscheinen für einen Nachweis oder Hausabrechnung etc. brauchen,können Sie die reine PDF-Ebene downloaden oder in die Belegebox koopieren. Diese PDF-Datei kann dann mit anderen Dateien zusammengeführt werden. – Visualisierung und Datenextrakt verhalten sich analog, beziehen Ihre Informationen aber aus der XML-Ebene.

Anhänge

In Einzelfällen (z.B. im Baubereich) bekommen Sie Rechnungen, die Lieferscheine oder Kassenzettel als versteckten Anhang mit dabei haben. Dummerweise werden die nicht angezeigt, selbst Acrobat zeigt nur die Rechnungsebene an. In der Belegebox werden diese Anhänge in der Übersicht mitgezählt und stehen einzeln für den Download oder das Kopieren in die Belegebox zur Verfügung.

Für die Spezialisten

ZUGFeRD:

Wir unterstützen ZUGFeRD Version 1.0 bis 2.3.

Das XML wird nach ZUGFeRD, factur-x Version 1.0 (aktuellste Factur-X Version) oder X-Rechnung validiert.

X-Rechnung:

Unterstützt werden alle Versionen ab 1.2 bis 3.0.

Unterstütze Bindings: CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language).

Bei Factur-X nur CII (Cross Industry Invoice).