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“Deine Digitalisierung macht nur mit einer Lösung für alle Geschäftsvorfälle wirklich Sinn.
Also alle Belegtypen aus allen Quellen an einem zentralen Platz einsammeln und dann nach Bedarf verteilen”.
Du kannst deine vorhandenen Scanner über Scan2Mail einfach einbinden.
Für eine komfortablere Nutzung mit zusätzlichen Funktionen empfehlen wir unsere integrierten Scanner oder Canon Kopierer.
Links: Scannerübersicht
Du kannst jeden deiner selbst angelegten Ordner direkt per E-Mail beschicken. z.B. rechnungen@ reisekosten@ usw.
In die CHECKBOX zur Rechnungsprüfung oder in die SENDBOX für die direkte Übertragung an die Buchhaltung.
Es wird zusätzlich der Textinhalt des E-Mails abgespeichert und kannst auch danach suchen.
HTML-Rechnungen, wie z.B. von Apple werden automatisch in ein PDF konvertiert. Das spart das lästige "Save as PDF".
Links: E-Mail-FAQ
Installiere "Belegebox" im App Store. Dann kannst du perfekte mobile Scans direkt in der Belegebox ablegen.
Auch gleich in die passenden Ordner und zur Freigabe an die passenden Personen.
Multicompany wird auch unterstützt.
Links: FAQ-Mobile +++ Video
Die Belegebox ist ein 'universelles' Dokumentenmanagement, für jeden Zweck und jede Anwendung geeignet.
Lege dir einfach deine eigenen Ordnerstruktur an. z.B. Rechnungseingang, Kasse, Finanzamt, Privat, Versicherungen, Kinder usw.
Du brauchst kein Acrobat Professional oder ähnliches Tool mehr, da wir alle relevanten Bearbeitungstools bereits integriert haben.
Einzelne Seiten drehen, veschieben oder löschen (z.B. gescannte AGB´s o.ä.)
Mit 'Dokumente heften' machst du aus mehreren Dateien eine einzelne PDF. (z.B. Rechnung und mehrere Lieferscheine zusammenheften)
'Dateien komprimieren' oder in Graustufen zu konvertieren spart Speicherplatz.
Kommentiere deine Belege oder schreibe Hinweise für andere. Kein E-Mail Ping-Pong mehr!
Du kannst freien Text, Textbuttons, Dropdown-Listen oder eigene Formulare für die Metadaten-Erfassung anlegen.
Sinnvoll für Kostenstellen, Kundenprojekte oder Wareneingagserfassung usw.
Wir nennen die Rechnungsfreigabe 'Verantwortung', weil die Belegebox für alle Belegtypen geeignet ist, also auch für Bewerbungen, Verträge usw.
Lege einfach einen verantworlichen Benutzer und eine Frist dazu fest. Derjenige sieht das in seinem Dashboard und in seinem täglichen Status E-Mail.
Weitere Hinweise zur Verantwortungszuweiung erleichtern die Kommunikation.
Hänge zusätzlich eine 'Wiedervorlage' an dein Dokument um an einem bestimmten Datum den Beleg wieder
in die CHECKBOX zu senden, um z.B. Verträge nach 9 Monaten erneut zu überprüfen oder zu kündigen.
Bei revisionssicher abgelegten Belegen wird eine Kopie des Originals erzeugt.
Es gibt 5 verschiedene Basis-Rollen im System, für die meisten Anwendungsfälle völlig ausreichend:
(Mitarbeiter, Verwaltung, Top-Verwaltung, Steuerberater und Administrator).
Zusätzlich kannst du einzelne Ordner nur für bestimmte Benutzer zugänglich machen. Für Personalsachen oder Privates o.ä.
Du kannst für jedes Dokument, egal wie es in die Belegebox gekommen ist, die OCR Volltextsuche anwenden.
Dadurch findest du jeden Beleg anhand des Inhaltes wieder. Nach Rechnungsnummer, Seriennummer oder beliebig andere Begriffe.
Das spart dir bei der Suche, auch nach Jahren, jede Menge Zeit.
Egal, ob du ein ERP System, Fakturiersystem, einen Online-Shop nutzt oder mit lexoffice deine Rechnungen schreibst.
Du kannst deine Ausgangsrechnungen in die Belegebox zur Ablage oder zum Vesand an die Buchhaltung schicken.
Im Normalfall reicht dazu im E-Mail Versand der Rechnung eine BCC-Kopie an 'rechnungsausgang@belegebox...' zu schicken.
Sende deine buchungsrelevanten Belege nach der Freigabe automatisch an deine Buchhaltungslösung.
Für DATEV, lexoffice oder Buchhaltungsbutler gibt es bereits die passenden PlugIns. Weitere werden folgen.
Für DATEV kannst du sogar eine 2-Jahres-Dauerverbindung freischalten.
Für alle anderen Buchhaltungen wie Agenda, SevDesk o.ä. kannst du mit 3 Klicks alle Rechnungen als ZIP übertragen.
Nach dem Versand werden die Belege automatisch in der ARCHIVBOX nach Jahren abgelegt und sind dadurch langfristig suchbar.
Du kannst deinen Steuerberater für den Datenaustausch (Finanzamtschreiben, Lohnabrechnungen etc.) gerne mit einbinden.
Wenn du Ihm das Recht gibst, kann er auch z.B. deine Verträge oder Vereinbarungen sehen, was viele Rückfragen erspart.
Es gibt eine Multi-Company-Version der Belegebox. Ideal für mehrere Firmen, Filialen oder Niederlassungen.
Die zentrale Buchhaltung bzw. Administration hat dann Zugriff auf alle Firmen.
Ein eigenes Dashboard bietet einen guten Überblick über den Zustand und die Überfälligkeiten in den einzelnen Firmen.
Du kannst sogar Belege in allen Firmen suchen oder Belege von einer in eine andere Firme verschieben.
Auch als Posteingangslösung für Abteilungen/Firmen ist die Multi-Company Version sehr gut geeignet.
Dein Belegebox-Archiv baut sich völlig selbstständig auf.
Aus 'Rechnungseingang' wird im Archiv '2023/Rechnungseingang' usw.
Dadurch kannst du Belege innerhalb eines Jahres suchen oder in 10 Jahren
ein ganzes Jahr löschen. Für eine jahresunabhängige Ablage kannst du
deine eigenen Ordner anlegen, für z.B. für Notarverträge, Zeugnisse o.ä.
Finde deine Belege immer und überall, auch von Zuhause.
Mit der Volltextsuche kannst du nach Begriffen innerhalb einer Datei suchen.
Suche nach: Dateinamen, Kommentaren, E-Mail Inhalt, Ablagejahr
oder nach Themen wie hochgeladen, freigegeben, Verantworlich usw.
Du kannst jeden Ordner im Archiv revisionssicher 'absperren'.
Lege einfach die Sperrfrist (2 Monate - 30 Jahre) fest.
Du kannst dann trotzdem noch weitere Information hinzufügen,
nur verändern oder löschen der Datei ist natürlich gesperrt.
Das Logbuch ist ein extrem wichtiger Bestandteil der Belegebox.
Jede Aktion, die ein Dokument betrifft, wird im Logbuch festgehalten.
Dadurch kannst du den gesamten Werdegang, vom Scan bis zur Ablage, lückenlos nachvollziehen.
Für mehr Informationen gehe mit der Maus auf den
| ÜBERSICHT DER FEATURES | UNTERNEHMEN | MULTICOMPANY |
|---|---|---|
| Scannen von Papierdokumenten mit eigenen Belegebox-Apps | ||
| E-Mail PlugIn für z.B. Eingangsrechnungen, Kasse usw. | ||
| Handy-App für direkte Aufnahme und Upload in Firmen/Ordner vor Ort | ||
| InvoiceFetcher PlugIn für Download von Belegen aus 1000 Plattformen | ||
| Dateien mit Drag&Drop direkt in die Workflows | ||
| Rechnungsfreigaben, Freigabenprozesse | ||
| Wiedervorlagen um z.B. Verträge in 9 Monaten zu kündigen | ||
| DATEV Unternehmen online direkt angebunden | ||
| Lexoffice direkt angebunden in 'hochgeladene Belege' | ||
| Dokumentenbearbeitung (Heften, Trennen, Komprimieren) | ||
| Archiv mit Volltextsuche (je Ordner 2Mt-30Jahre revisionssicherheit einstellbar) | ||
| Out of the Box (ohne Installation/Schulung) | ||
| Hochsicherer Server in einem deutschen Rechenzentrum | ||
| Einheitliches System für den Datenaustausch mit der Zentrale | ||
| Monitoring Mandantendaten - Übersicht und Kontrolle | ||
| Suche von Belegen in allen Mandanten übergreifend | ||
| Zentrale Buchhaltung, Management und Administration |
