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“Deine Digitalisierung macht nur mit einer Lösung für alle Geschäftsvorfälle wirklich Sinn.
Also alle Belegtypen aus allen Quellen an einem zentralen Platz einsammeln und dann nach Bedarf verteilen”.
Für eine komfortable Nutzung mit zusätzlichen Funktionen empfehlen wir unsere vollintegrierten Scanner und Multifunktionskopierer von Canon.
Du kannst aber auch bereits vorhandene Scanner per E-Mail in die Belegebox einbinden.
Klick zur Scannerübersicht
Du kannst jeden deiner selbst angelegten Ordner direkt per E-Mail beschicken. z.B. rechnungen@ reisekosten@ usw.
In die CHECKBOX zur Rechnungsprüfung oder in die SENDBOX für die direkte Übertragung an DATEV, lexoffice oder Buchhaltungsbutler
Es wird zusätzlich der Textinhalt des E-Mails abgespeichert und du kannst auch danach suchen.
HTML-Rechnungen, wie z.B. von Apple werden automatisch in ein PDF konvertiert. Das spart das lästige “Save as PDF”.
Klick zu E-Mail-FAQ
Installiere dir unsere Belegebox-Scan App um Belege direkt mit dem Handy in die Belegebox zu senden.
Du kannst dann direkt die Ordner auswählen, Verantwortung zuweisen und Kommentare dazu eintragen.
Klick zu Handyfoto-FAQ
Die Belegebox ist ein ‘universelles’ Dokumentenmanagement, für jeden Zweck und jede Anwendung geeignet.
Lege dir einfach deine eigenen Ordnerstruktur an. z.B. Rechnungseingang, Kasse, Finanzamt, Privat, Versicherungen, Kinder usw.
Dazu gehe in die Ordnerverwaltung deiner Belegebox.
Du brauchst kein Acrobat Professional oder ähnliches Tool mehr, da wir alle relevanten Bearbeitungstools bereits integriert haben.
Einzelne Seiten drehen, veschieben oder löschen (z.B. gescannte AGB´s o.ä.)
Mit ‘Dokumente heften’ machst du aus mehreren Dateien eine einzelne PDF. (z.B. Rechnung und mehrere Lieferscheine zusammenheften)
‘Dateien komprimieren’ oder in Graustufen zu konvertieren spart Speicherplatz.
Kommentiere deine Belege oder schreibe Hinweise für andere.
Um das zu erleichtern kannst du dir eigene ‘Textbuttons’ bauen oder auch eigene ‘Dropdown-Listen’,
sinnvoll für z.B. Kostenstellen oder Belege einem Projekt zuzuordnen.
Alternativ kannst du sogar eigene Formulare, ähnlich Google-Forms, gestalten. Das ist sinnvoll für eine strukturierte Datenerfassung.
Die Kommentare können auch an DATEV Unternehmen online als Hinweistext für den Steuerberater mit übergeben werden.
Wir nennen die Rechnungsfreigabe ‘Verantwortung‘, weil die Belegebox für alle Belegtypen geeignet ist, also auch für Bewerbungen, Verträge usw.
Lege einfach einen verantworlichen Benutzer und eine Frist dazu fest. Derjenige sieht das in seinem Dashboard und in seinem täglichen Status E-Mail.
Weitere Hinweise zur Verantwortungszuweiung erleichtern die Kommunikation.
Hänge zusätzlich eine ‘Wiedervorlage’ an dein Dokument um an einem bestimmten Datum den Beleg wieder in die CHECKBOX zu senden,
um z.B. Verträge nach 9 Monaten erneut zu überprüfen oder zu kündigen.
Bei revisionssicher abgelegten Belegen wird eine Kopie des Originals erzeugt.
Es gibt 5 verschiedene Basis-Rollen im System, für die meisten Anwendungsfälle völlig ausreichend
(Mitarbeiter, Verwaltung, Top-Verwaltung, Steuerberater und Administrator).
Zusätzlich kannst du einzelne Ordner nur für einzeln zugewiesene Benutzer zugänglich machen, für Personalsachen oder Privates o.ä.
Du kannst für jedes Dokument, egal wie es in die Belegebox gekommen ist, die OCR Volltextsuche anwenden.
Dadurch findest du jeden Beleg anhand des Inhaltes wieder. Nach Rechnungsnummer, Seriennummer oder beliebig andere Begriffe.
Das spart dir bei der Suche, auch nach Jahren, jede Menge Zeit.
Egal, ob du ein ERP System, Fakturiersystem, einen Online-Shop nutzt oder mit lexoffice deine Rechnungen schreibst.
Du kannst deine Ausgangsrechnungen in die Belegebox zur Ablage oder zum Vesand an die Buchhaltung schicken.
Im Normalfall reicht dazu im E-Mail Versand der Rechnung eine BCC-Kopie an ‘rechnungsausgang@belegebox…’ zu schicken.
Sende deine buchungsrelevanten Belege nach der Freigabe automatisch an deine Buchhaltungslösung.
Für DATEV, lexoffice oder Buchhaltungsbutler gibt es bereits die passenden PlugIns. Weitere werden folgen.
Jetzt legst du noch fest, welcher deiner Belegebox-Ordner mit der Buchhaltung verknüpft werden sollen (Kasse <-> Kasse usw.).
Für alle anderen Buchhaltungen wie Agenda, SevDesk o.ä. kannst du mit 3 Clicks z.B. alle Rechnungen als ZIP downloaden und archivieren.
Für die DATEV-Verbindung kannst du sogar eine 2-Jahres-Dauerverbindung freischalten.
Du kannst dann noch einstellen, ob die Belege nach dem Versand im Belegebox-Archiv abgeleget werden sollen.
Du kannst deinen Steuerberater hervorragend in deine Workflows mit einbinden.
Meistens reicht dem Steuerberater der Zugriff auf deine Buchhaltung über DATEV oder lexoffice.
Du kannst ihm aber auch zusätzlich einen Zugang in die Belegebox anbieten.
Das ist sinnvoll für z.B. Reisekostenabrechnungen, Lohn-Unterlagen oder den Zugriff auf deine Verträge wie Leasing- oder Mietverträge o.ä.
Es gibt eine Multi-Company-Version der Belegebox. Ideal für mehrere Firmen, Filialen oder Niederlassungen.
Die zentrale Buchhaltung bzw. Administration hat dann Zugriff auf alle Mandanten.
Ein eigenes Dashboard bietet einen guten Überblick über den Zustand und die Überfälligkeiten in den einzelnen Mandanten.
Du kannst sogar Belege in allen Mandanten suchen oder Belege von einem in einen anderen Mandanten verschieben.
Auch als Posteingangslösung für Abteilungen/Firmen ist die Multi-Company Version sehr gut geeignet.
Dein Belegebox-Archiv baut sich völlig selbstständig auf. Aus ‘Rechnungseingang’ wird nach der Ablage ‘2023/Rechnungseingang’ usw.
Dadurch kannst du z.B. Belege innerhalb eines Jahres suchen oder in 10 Jahren ein komplettes Jahr löschen.
Für eine jahresunabhängige Ablage kannst du deine eigenen Ordner anlegen, für z.B. ‘Notarverträge’ oder ‘Zeugnisse’ o.ä.
Finde deine Belege immer und überall. Mit der Volltextsuche kannst du nach Begriffen innerhalb eines Dokumentes suchen.
Die kannst zusätzlich noch nach Dateinamen, Kommentaren, E-Mail Inhalt, Ablagejahr und in einzelnen Ordnern suchen.
Du kannst jeden Ordner im Archiv revisionssicher ‘absperren’.
Lege einfach die Sperrfrist im Archivordner zwischen 2 Monaten und 30 Jahren fest.
Du kannst dann trotzdem noch weitere Information hinzufügen, nur verändern oder löschen der Datei ist natürlich gesperrt.
Das Logbuch ist ein extrem wichtiger Bestandteil der Belegebox.
Jede Aktion, die ein Dokument betrifft wird im Logbuch festgehalten.
Dadurch kannst du den gesamten Werdegang, vom Scan bis zur Ablage, lückenlos nachvollziehen.
Für mehr Informationen gehe mit der Maus auf (?)
| ÜBERSICHT DER FEATURES | UNTERNEHMEN | MULTICOMPANY |
|---|---|---|
| Scanner für Eingangspost mit eigenen Belegebox-Apps | ||
| E-Mail PlugIn für z.B. Eingangsrechnungen, Kasse usw. | ||
| InvoiceFetcher PlugIn für Download Rechnungen aus 1000 Plattformen | ||
| Dateien mit Drag&Drop direkt in die Workflows | ||
| Rechnungsfreigaben, Freigabenprozesse | ||
| DATEV Unternehmen online direkt angebunden | ||
| Lexoffice direkt angebunden in 'hochgeladene Belege' | ||
| Dokumentenbearbeitung (Heften, Trennen, Komprimieren) | ||
| Archiv mit Volltextsuche (je Ordner 2Mt-30Jahre revisionssicherheit einstellbar) | ||
| Out of the Box (ohne Installation/Schulung) | ||
| Hochsicherer Server in einem deutschen Rechenzentrum | ||
| Einheitliches System für den Datenaustausch mit der Zentrale | ||
| Monitoring Mandantendaten - Übersicht und Kontrolle | ||
| Zentrale Buchhaltung, Management und Administration |
