AUSGEZEICHNETBasierend auf 21 BewertungenTrustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.Jens-Henning Gläsker2024-09-05Ich betreibe als Selbständiger mehrere Einzelunternehmen. Dadurch entsteht ein hohes Aufkommen an Belegen jeder Art. Durch Belegebox und die damit bereitgestellten Email-Weiterleitungsmöglichkeiten kann ich automatisiert aus meinem Email-Programm Belege vorsortieren und direkt weiterleiten. Für mich ist das eine enorme Zeitersparnis. Manuelle Uploads von gescannten Papierrechnungen funktionieren ebenfalls fehlerfrei. Der Steuerberater freut sich auch über die zur Verfügung gestellten Daten, deren Strukturiertheit und Übersichtlichkeit enorm zugenommen haben. :-) Danke für das tolle Programm, es erleichtert Ablage enorm und ist für ein so dröges Thema schon fast "sexy" zu nennen. :-) Weiter so!Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.Monika Haas2024-03-12Wir nutzen die Belegebox sein ein paar Wochen und zunächst nur für die Bearbeitung digitaler Eingangsrechnungen. Der Freigabeprozess sowie Übergabe der Belege an DATEV funktionieren einwandfrei. Die Belegebox ist sehr übersichtlich gestaltet und äußerst einfach in der Handhabung. Absolute Empfehlung insbesondere für kleinere Unternehmen, die auf der Suche nach einer günstigen Lösung für die Digitalisierung ihrer Belege sind.Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.Reinhard Tanner2023-12-13Wir sind jetzt auf die Belegebox umgestiegen, um unseren Rechnungslauf und Buchhaltung zu digitalisieren. Das Programm ist übersichtlich, zuverlässig und macht genau was es soll - nicht mehr und nicht weniger. Absolute Empfehlung!Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.Katja Berger2023-10-18Die Belegebox ist ein wertvolles Tool zur Digitalisierung unserer Buchhaltung geworden. Wir nutzen das Programm mittlerweile ein Jahr und sind vollumfänglich zufrieden. Der Support arbeitet hervorragend. Großes Lob an Herrn Steiss und sein Team. Wir empfehlen gern weiter ...Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.Christopher Judt2023-08-20Wirklich ein gutes System mit tollem Support und keinem überladenem DMS. Gerade für kleine und mittelständige Unternehmen genau richtig!Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.Andreas Hahn2023-08-03Ich bin wirklich begeistert vom Belegebox DMS. Wir sind über die Datev darauf aufmerksam geworden. Ich kenne Docuware DMS aus der Vergangenheit und muss sagen die Belegebox ist für kleinere Unternehmen viel mehr geeignet. Kosten/Nutzen Verhältnis hervorragend.Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.Volker Mörkens2023-07-10Ich kann Herrn Steiss und sein Team von Belegebox nur empfehlen! Ein sehr netter Support und eine tolle Softwarelösung. In Kombination mit geeigneten Scannern und der Datev-Schnittstelle eine rundum gelungene Lösung zur Dokumentenverwaltung.Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.Roy Maikath2023-06-30Wir haben endlich das richtige DMS für uns gefunden!!! Einfach und genial! Für alle Unternehmen, die kein teures Organisations-Monster brauchen! 1. Nie wieder Rechnungen vergessen: bei uns lädt es alle Rechnungen automatisch aus Plattformen wie z.B Amazon und E-Mail; 2. Das Scannen und Einpflegen von Papierrechnungen und andere Dokumente ist selbstklärend! 3. Endlich alle anfallenden Dokumente über eine einzige App organisieren: per Volltext-Suche finden wir jetzt alles wieder - auch Kochrezepte! Keine Dateileichen mehr! Keine komplizierte und fehleranfällige Ordnerstruktur mehr! 4. Per Knopfdruck geht alles zum Steuerberater oder DATEV online! Was will man mehr?Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.Hafner Das Bad2023-06-30Wir haben im Zuge eines neuen Kopiergerätes die Belegebox mit installieren lassen. Hiervon profitiert nicht nur unsere Steuerkanzlei durch den schnelleren Zugang zu unseren Belegen, sondern auch unser Büro, da alle Vorgänge nun digitalisiert sind und wir immer und jederzeit Zugriff auf die benötigten Daten haben. Die Installation war unkompliziert, auch bei auftretenden Problemen wurde uns immer zügig weitergeholfen. Wir können die Belegebox wärmstens weiterempfehlen, da die Bedienung und Handhabung sehr übersichtlich und verständlich ist und der Datenaustausch super funktioniert.Trustindex überprüft, ob die Originalquelle der Bewertung Google ist.Tobias Diehl2023-02-21Eine unkomplizierte DMS Lösung für kleine aber auch mittlere Unternehmen. Ich hatte bisher ELO im Einsatz und bin froh, dass ich mich Dank Belegebox davon verabschieden kann. Die Software funktioniert bisher tadellos und nach ein paar Stunden hatte ich den Dreh raus. Bisher kann ich es nach 1 Woche intensiver Arbeitsphase sehr empfehlen.
Die belegebox. ist ein einfaches, günstiges und universelles Dokumentenmanagement in der Cloud.
Alle Tools für den Unternehmensalltag sind on Board.
E-Rechnungen werden geprüft und visualisiert.
Freigabeprozesse und revisionssichere Archivierung inclusive.
Ideal für Unternehmen bis 50 Mitarbeiter und mehrere Unternehmen.
Oft genutzt als einfaches Vorsystem zur Rechnungs- oder Lieferscheinprüfung vor der Buchhaltung.
KEIN INSTALLATIONSAUFWAND, ALLES ONLINE UND AB 9,90€/MONAT.
EIN zentraler Sammelplatz für ALLE Eingangsquellen
(E-Mail, Dateien, Papierbelege, Smartphone usw.)
und ALLE Belegtypen
(Rechnungen, Bewerbungen, Verträge, Lieferscheine usw.)
Dadurch sind deine Belege immer und überall verfügbar, auch am Handy oder iPad.
Mitarbeiter als Verantwortliche zuweisen, Kommentare hinzufügen, Termine setzen und ein Überblick im Dashboard.
Damit weiß jeder, was er zu tun hat. Es fällt auch ein großer Teil der E-Mail-Kommunikation weg. Das Logbuch protokolliert alle Schritte.
Dateien zusammenfügen oder trennen, Seiten entfernen, drehen, komprimieren -> Alle Tools on Board.
Senden an den Steuerberater oder DATEV, Empfangen vom Steuerberater und externe Mitarbeiter einbinden.
Deine automatische Ablage nach Jahr/Ordner mit OCR-Volltext ermöglicht dir das Suchen der Belege auch nach deren Inhalt wie z.B. Seriennummer usw.
Abgelegte Dateien können auch wieder in die Bearbeitung oder in die Freigabe geholt werden.
Du kannst einzelne Ordner sogar GoBD-Konform als revisionssicheres Archiv sperren. Du entscheidest wie lange (2 Monate bis zu 30 Jahre) und was danach passieren soll.
EIN zentraler Sammelplatz für ALLE Eingangsquellen
(E-Mail, Dateien, Papierbelege, Smartphone usw.)
und ALLE Belegtypen
(Rechnungen, Bewerbungen, Verträge, Lieferscheine usw.)
Dadurch sind deine Belege immer und überall verfügbar, auch am Handy oder iPad.
Mitarbeiter als Verantwortliche zuweisen, Kommentare hinzufügen, Termine setzen und ein Überblick im Dashboard.
Damit weiß jeder, was er zu tun hat. Es fällt auch ein großer Teil der E-Mail-Kommunikation weg. Das Logbuch protokolliert alle Schritte.
Dateien zusammenfügen oder trennen, Seiten entfernen, drehen, komprimieren -> Alle Tools on Board.
Senden an den Steuerberater oder DATEV, Empfangen vom Steuerberater und externe Mitarbeiter einbinden.
Deine automatische Ablage nach Jahr/Ordner mit OCR-Volltext ermöglicht dir das Suchen der Belege auch nach deren Inhalt wie z.B. Seriennummer usw.
Abgelegte Dateien können auch wieder in die Bearbeitung oder in die Freigabe geholt werden.
Du kannst einzelne Ordner sogar GoBD-Konform als revisionssicheres Archiv sperren. Du entscheidest wie lange (2 Monate bis zu 30 Jahre) und was danach passieren soll.
Alle Belegtypen aus allen Quellen für alle Geschäftsvorfälle – an einem zentralen Platz einsammeln und nach Bedarf verteilen.
Du kannst deine vorhandenen Scanner über Scan2Mail einfach einbinden.
Für eine komfortablere Nutzung mit zusätzlichen Funktionen empfehlen wir unsere integrierten Scanner oder Canon Kopierer.
Links: Scannerübersicht
Du kannst jeden deiner selbst angelegten Ordner direkt per E-Mail beschicken. z.B. rechnungen@ reisekosten@ usw.
In die CHECKBOX zur Rechnungsprüfung oder in die SENDBOX für die direkte Übertragung an die Buchhaltung.
Es wird zusätzlich der Textinhalt des E-Mails abgespeichert und kannst auch danach suchen.
HTML-Rechnungen, wie z.B. von Apple werden automatisch in ein PDF konvertiert. Das spart das lästige "Save as PDF".
Links: E-Mail-FAQ
Installiere "Belegebox" im App Store. Dann kannst du perfekte mobile Scans direkt in der Belegebox ablegen.
Auch gleich in die passenden Ordner und zur Freigabe an die passenden Personen.
Multicompany wird auch unterstützt.
Links: FAQ-Mobile +++ Video
Mit dem Invoice-Fetcher PlugIn laden Sie automatisch aus über 1000 Plattformen
wie Amazon o.ä. Ihre Rechnungen automatisch in die Belegebox.
Die Belegebox ist ein 'universelles' Dokumentenmanagement, für jeden Zweck und jede Anwendung geeignet.
Lege dir einfach deine eigenen Ordnerstruktur an. z.B. Rechnungseingang, Kasse, Finanzamt, Privat, Versicherungen, Kinder usw.
Du brauchst kein Acrobat Professional oder ähnliches Tool mehr, da wir alle relevanten Bearbeitungstools bereits integriert haben.
Einzelne Seiten drehen, veschieben oder löschen (z.B. gescannte AGB´s o.ä.)
Mit 'Dokumente heften' machst du aus mehreren Dateien eine einzelne PDF. (z.B. Rechnung und mehrere Lieferscheine zusammenheften)
'Dateien komprimieren' oder in Graustufen zu konvertieren spart Speicherplatz.
Kommentiere deine Belege oder schreibe Hinweise für andere. Kein E-Mail Ping-Pong mehr!
Du kannst freien Text, Textbuttons, Dropdown-Listen oder eigene Formulare für die Metadaten-Erfassung anlegen.
Sinnvoll für Kostenstellen, Kundenprojekte oder Wareneingagserfassung usw.
Wir nennen die Rechnungsfreigabe 'Verantwortung', weil die Belegebox für alle Belegtypen geeignet ist, also auch für Bewerbungen, Verträge usw.
Lege einfach einen verantworlichen Benutzer und eine Frist dazu fest. Derjenige sieht das in seinem Dashboard und in seinem täglichen Status E-Mail.
Weitere Hinweise zur Verantwortungszuweiung erleichtern die Kommunikation.
Hänge zusätzlich eine 'Wiedervorlage' an dein Dokument um an einem bestimmten Datum den Beleg wieder
in die CHECKBOX zu senden, um z.B. Verträge nach 9 Monaten erneut zu überprüfen oder zu kündigen.
Bei revisionssicher abgelegten Belegen wird eine Kopie des Originals erzeugt.
Es gibt 5 verschiedene Basis-Rollen im System, für die meisten Anwendungsfälle völlig ausreichend:
(Mitarbeiter, Verwaltung, Top-Verwaltung, Steuerberater und Administrator).
Zusätzlich kannst du einzelne Ordner nur für bestimmte Benutzer zugänglich machen. Für Personalsachen oder Privates o.ä.
Du kannst für jedes Dokument, egal wie es in die Belegebox gekommen ist, die OCR Volltextsuche anwenden.
Dadurch findest du jeden Beleg anhand des Inhaltes wieder. Nach Rechnungsnummer, Seriennummer oder beliebig andere Begriffe.
Das spart dir bei der Suche, auch nach Jahren, jede Menge Zeit.
Egal, ob du ein ERP System, Fakturiersystem, einen Online-Shop nutzt oder mit lexoffice deine Rechnungen schreibst.
Du kannst deine Ausgangsrechnungen in die Belegebox zur Ablage oder zum Vesand an die Buchhaltung schicken.
Im Normalfall reicht dazu im E-Mail Versand der Rechnung eine BCC-Kopie an 'rechnungsausgang@belegebox...' zu schicken.
Sende deine buchungsrelevanten Belege nach der Freigabe automatisch an deine Buchhaltungslösung.
Für DATEV, lexoffice oder Buchhaltungsbutler gibt es bereits die passenden PlugIns. Weitere werden folgen.
Für DATEV kannst du sogar eine 2-Jahres-Dauerverbindung freischalten.
Für alle anderen Buchhaltungen wie Agenda, SevDesk o.ä. kannst du mit 3 Klicks alle Rechnungen als ZIP übertragen.
Nach dem Versand werden die Belege automatisch in der ARCHIVBOX nach Jahren abgelegt und sind dadurch langfristig suchbar.
Du kannst deinen Steuerberater für den Datenaustausch (Finanzamtschreiben, Lohnabrechnungen etc.) gerne mit einbinden.
Wenn du Ihm das Recht gibst, kann er auch z.B. deine Verträge oder Vereinbarungen sehen, was viele Rückfragen erspart.
Es gibt eine Multi-Company-Version der Belegebox. Ideal für mehrere Firmen, Filialen oder Niederlassungen.
Die zentrale Buchhaltung bzw. Administration hat dann Zugriff auf alle Firmen.
Ein eigenes Dashboard bietet einen guten Überblick über den Zustand und die Überfälligkeiten in den einzelnen Firmen.
Du kannst sogar Belege in allen Firmen suchen oder Belege von einer in eine andere Firme verschieben.
Auch als Posteingangslösung für Abteilungen/Firmen ist die Multi-Company Version sehr gut geeignet.
Dein Belegebox-Archiv baut sich völlig selbstständig auf.
Aus 'Rechnungseingang' wird im Archiv '2023/Rechnungseingang' usw.
Dadurch kannst du Belege innerhalb eines Jahres suchen oder in 10 Jahren
ein ganzes Jahr löschen. Für eine jahresunabhängige Ablage kannst du
deine eigenen Ordner anlegen, für z.B. für Notarverträge, Zeugnisse o.ä.
Finde deine Belege immer und überall, auch von Zuhause.
Mit der Volltextsuche kannst du nach Begriffen innerhalb einer Datei suchen.
Suche nach: Dateinamen, Kommentaren, E-Mail Inhalt, Ablagejahr
oder nach Themen wie hochgeladen, freigegeben, Verantworlich usw.
Du kannst jeden Ordner im Archiv revisionssicher 'absperren'.
Lege einfach die Sperrfrist (2 Monate - 30 Jahre) fest.
Du kannst dann trotzdem noch weitere Information hinzufügen,
nur verändern oder löschen der Datei ist natürlich gesperrt.
Das Logbuch ist ein extrem wichtiger Bestandteil der Belegebox.
Jede Aktion, die ein Dokument betrifft, wird im Logbuch festgehalten.
Dadurch kannst du den gesamten Werdegang, vom Scan bis zur Ablage, lückenlos nachvollziehen.
Für mehr Informationen gehe mit der Maus auf den
ÜBERSICHT DER FEATURES | UNTERNEHMEN | MULTICOMPANY |
---|---|---|
Scannen von Papierdokumenten mit eigenen Belegebox-Apps | ||
E-Mail PlugIn für z.B. Eingangsrechnungen, Kasse usw. | ||
Handy-App für direkte Aufnahme und Upload in Firmen/Ordner vor Ort | ||
InvoiceFetcher PlugIn für Download von Belegen aus 1000 Plattformen | ||
Dateien mit Drag&Drop direkt in die Workflows | ||
Rechnungsfreigaben & Freigabenprozesse | ||
Wiedervorlagen um z.B. Verträge in 9 Monaten zu kündigen | ||
DATEV Unternehmen online direkt angebunden | ||
lexoffice und sevDesk direkt eingebunden | ||
Dokumentenbearbeitung (Heften, Trennen, Komprimieren) | ||
Archiv mit Volltextsuche (je Ordner 2Mt-30Jahre revisionssicherheit einstellbar) | ||
Out of the Box (ohne Installation/Schulung) | ||
Hochsicherer Server in einem deutschen Rechenzentrum | ||
Einheitliches System für den Datenaustausch mit der Zentrale | ||
Monitoring Mandantendaten - Übersicht und Kontrolle | ||
Suche von Belegen in allen Mandanten übergreifend | ||
Zentrale Buchhaltung, Management und Administration |
Die komplette Feature-Liste für deinen eigenen Vergleich als Excel Datei