Mit der Einführung der Belegebox eröffnet sich ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung. Den Mitarbeitern des MONTESSORI Förderkreises die Belegerfassung und Weiterverarbeitung so einfach wie möglich machen war das Ziel. Es lassen sich etwa große Mengen Rechnungen automatisch stapelweise einscannen.

Durch einen QR-Code auf jeder ersten Seite eines Dokuments erkennt die Belegebox, wenn ein neues Dokument beginnt und speichert die Belege jeweils separat ab. Als deutliche Vereinfachung erweist sich auch das digitale Heften: Dabei lassen sich in der Belegebox zueinander gehörige Dokumente mit einem Klick gruppieren - zum Beispiel eine Rechnung plus Lieferschein. Die Weiterleitung an die zuständigen Stellen zur Belegfreigabe erfolgt heute ebenfalls digital im DMS.

Das einfache Handling stand im Mittelpunkt der Anforderungen des MONTESSORI Förderkreises – und die wurden voll erfüllt. Idealerweise sollte die neue Lösung den Prozess der Belegerfassung 1:1 abbilden, sodass die Mitarbeiter sich nicht an neue Abläufe gewöhnen müssen.

„Mit der Belegebox und dem Canon DR-C225II gelingt das. Das System erfordert keine Fachkenntnisse, sodass auch Mitarbeiter, die selten einen Computer nutzen, damit mühelos arbeiten." sagt Frau Rypalla. Mühelos erfolgte auch die Einbindung von Scanner und DATEV in die Infrastruktur des Vereins. „Das ist ebenfalls einer der Pluspunkte der Belegebox“, sagt Alex Steiss. „Das Setup und die Anbindung, etwa für Rechnungseingangs-E-Mails oder an DATEV Unternehmen online, dauerte nur rund 1,5 Stunden. Danach lief alles und das bis heute problemlos.“

Das bestätigt Rypalla: „Wir sind sowohl mit dem Scanner selbst überauszufrieden als auch mit der Software. Die Hardware benötigt kaum Platz und arbeitet sehr schnell. Mit der Belegebox bilden wir die ehemals analogen Prozesse nahezu vollständig digital ab. Bedenkt man, dass der gesamte Vorgang der Belegerfassung hier im Hause weiterhin teilweise analog stattfinden muss – zum Beispiel, weil Eltern täglich Kassenbelege einreichen –, ist diese hybride Lösung schon sehr smart.“