Menü
Generelles
Mit der Belegebox können Sie GoBD-konform papierhafte Belege einscannen und somit die Vorteile einer digitalen Buchführung nutzen. Durch das Hochladen zur Belegebox wird der Beleg digital rechtssicher und GoBD-konform gespeichert.
Es wird empfohlen, den Originalbeleg auf Papier für Ihre manuelle Ablage aufzubewahren. Legen Sie einfach die Belege in eine Kiste neben dem Scanner ab. Egal welcher Beleg und welcher Belegtyp. In der Belegebox wird im Logbuch das genaue Scandatum vermerkt und ist so im Notfall gefunden werden. Wenn die Kiste voll ist, Datum von-bis draufschreiben und in den Keller damit.
Ersetzendes Scannen?
Beim Ersetzenden Scannen, bei dem der Papierbeleg anschließend vernichtet werden darf, sind aufwendige und komplexe Anforderungen zu beachten. Es bedarf einer exakten Verfahrensdokumentation, die auch ständig aktualisiert werden muss, sonst ist sie ungültig.
Es wird daher empfohlen, diesen Weg nurzu gehen, wenn Sie eine große Anzahl an Papierbelegen haben, was für kleinere Unternehmen selten zutrifft.
Durch die Aufbewahrung der originalen papierhaften Belege sind Sie stets auf der sicheren Seite und müssen keine negativen Konsequenzen bei einer Betriebsprüfung befürchten.
Wenn doch gewünscht:
Wenn Sie dennoch am „Ersetzenden Scannen“ interessiert sind, müssen Sie einige Schritte beachten:
1. Erstellung einer schriftlichen Verfahrensdokumentation für Ihre eigene Belegablage: Es ist erforderlich, eine schriftliche Verfahrensdokumentation zur Belegablage für Ihr Unternehmen zu erstellen. Diese Dokumentation sollte klar darlegen, wer in Ihrem Unternehmen wann und wie Belege verarbeitet und kontrolliert, beispielsweise durch Mechanismen wie das 4-Augen-Prinzip.
2. Nach dem Scannen eines Belegs das elektronische Bild sofort prüfen:
– Vollständigkeit: Stimmen die Seitenzahlen im Scan mit dem Original überein?
– Sind alle Inhalte einer Seite erfasst?
– Korrektheit: Sind alle Zahlen und Texte korrekt erfasst?
– Lesbarkeit: Ist der Scan scharf und der Kontrast ausreichend?
– Nachweisbarkeit der Sichtkontrolle von >4% der gescannten Belege?