Um Belege nach dem Scan zu vernichten sind bestimmte Anforderungen zu erfüllen.
Es bedarf einer exakten Verfahrensdokumentation, die auch ständig aktualisiert werden muss.
Die Verfahrensdokumentation muss mit deiner Steuerkanzlei abgesprochen und vom Finanzamt genehmigt werden.
1. Erstellung einer schriftlichen Verfahrensdokumentation für deine eigenen Workflows. Diese Dokumentation sollte klar darlegen, wer in deinem Unternehmen wann und wie Belege verarbeitet und kontrolliert, beispielsweise durch Mechanismen wie das 4-Augen-Prinzip.
2. Nach dem Scannen eines Belegs das elektronische Bild sofort prüfen:
– Vollständigkeit: Stimmen die Seitenzahlen im Scan mit dem Original überein?
– Sind alle Inhalte einer Seite erfasst?
– Korrektheit: Sind alle Zahlen und Texte korrekt erfasst?
– Lesbarkeit: Ist der Scan scharf und der Kontrast ausreichend?
– Nachweisbarkeit der Sichtkontrolle von >4% der gescannten Belege?
Der beste Ansprechpartner zu dem Thema ist deine Steuerkanzlei.
