Die Belegebox bietet je nach Dokumententyp ein revisionssicheres Archiv an. Hier sind die relevanten Aufbewahrungsfristen.
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
| Abrechnungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abtretungserklärungen, soweit erledigt | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Akkreditive | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aktenvermerke | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (Z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose) | 10 Jahre | § 630f Abs. 3 BGB |
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bankbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bankbürgschaften nach Vertragsende | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Belegformate | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Sonstige Beitragsabrechnungen des Arbeitgebers mit Sozialversicherungsträgern | Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres | § 28f Abs. 1 SGB IV |
| Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebskostenrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Online-Bewerbungen auf Anzeige | Normalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden) Löschfrist 6 Monate | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
| Bewertungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Dateien, Beschreibungen der | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Dateiverzeichnisse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Datensätze, Beschreibung und Aufbau der | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Datensicherungsregeln | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,Lizenzen, Zollunterlagen etc.) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Eingabedatenformate | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Einheitswertunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| E-Mails (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| E-Mails (Mahnungen) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Exportunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Faxe (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Faxe (Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Frachtbriefe | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschenknachweise | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gutschriften im Sinne von “umgekehrten Rechnungen” | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handelsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handelsregisterauszüge | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Hauptabschlussübersicht | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Initiativbewerbungen per Post | 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung Löschfrist 6 Monate | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
| Initiative Online-Bewerbungen | Normalerweise 2 Monate nach Absage ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung. Löschfrist 6 Monate | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
| Inventare (§ 240 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kassenberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kassenbücher/-blätter | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kassenzettel, (nicht erforderlich, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontenregister | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontoauszüge | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Konzernabschluss (§ 290 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lagerbuchführungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lieferscheine | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnbelege als Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Mahnbescheide und Mahnungen | 30 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Nachnahmebelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Nebenbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Online-Rechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Preislisten | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Private Rechnung | 2 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
| Programmablaufbeschreibungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Programmverzeichnisse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Protokolle, als Handelsbrief | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Prozessakten | 30 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Quittungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Rechnungen an Unternehmer | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Reisekostenabrechnung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen | 30 Jahre nach der letzten Behandlung | § 28 Abs. 3 RöV |
| Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder | 10 Jahre | § 28 Abs. 3 RöV |
| Sachkonten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Saldenbilanzen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| als Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Schriftwechsel | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Spendenbescheinigungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Steuererklärungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Steuerbescheide | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Überstundenlisten, wenn Lohnbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Urteile | 30 Jahre | |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Verkaufsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Vermögensverzeichnis | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Versicherungspolicen, | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Versicherung – nach Ablauf | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen) | Keine | |
| Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Wechsel | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zahlungsanweisungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zollbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Quelle: Juraforum.de
