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Ausführliche Feature-Liste als Excel für deinen eigenen Zweck:
| Feature-List | Belegebox | Kosten |
| Quellen | ||
| Dateien | Drag&Drop bzw. Upload von Dateien, auch Massenupload. | |
| Mobil | Eigene App mit Freigabezuweisung, Firmenwechsel, Fristen etc. Mit High-End KI-gestützter Aufnahme. | einmalig 8€ |
| Scanner | Integrierte App für Canon Scanner direkt in die Workflows & Freigaben. | je 9€ mtl. |
| Multifunktionskopierer | Mit eigener Canon App für ImageRunner Systeme ab Gen.3. | je 9€ mtl. |
| Vorhandene Scanner | Über Scan2Mail machbar, aber nicht sehr komfortabel. | |
| Direkt in jeden Ordner (@rechnungseingang, @vertraege, @spesen usw.) auch mit Parametern möglich. | ||
| Invoicefetcher | PlugIn für Download von Rechnungen aus über 1000 Plattformen wie Amazon, EBay usw. | |
| Hotfolder-APP | Als lokale Ordnerüberwachung für Projekte, Sonderfälle oder spezielle Anbindungen. | |
| Import-Features | ||
| Scannersetup | Zentraler Admin legt das Scannersetup fest, um Benutzerveränderungen zu verhindern. | |
| Belegtrennung | Automatische Belegtrennung über QR-Trennstempel für Stapel-Scans (nur Canon-Systeme). | |
| HTML-Mail | Mails ohne PDF-Anhang (z.B. Apple-Rechnungen) können automatisch zum PDF konvertiert werden. | |
| E-Mail Content | Inhalte des E-Mails bleiben für Informationen, Nachweise, Suche im Text und für Antwortmails erhalten. | |
| OCR Volltext | Für jede Datei wird automatisch der OCR Volltext ermittelt um die Suche zu optimieren. | |
| Dateitypen | Generell ist PDF der verwendete Dateityp | |
| Office Dokumente | (xlsx, docx, pptx, odt, odf, rtg, txt) Können automatisch in PDF konvertiert werden. Das Original bleibt erh. | |
| Bildformate | (jpeg, tif, png, svg) Können automatisch in PDF konvertiert werden. Das Original bleibt erhalten. | |
| Komprimieren | Manuelles oder automatisches Komprimieren, um kleinere Dateien zu erhalten. | |
| Dateibearbeitung | ||
| Heften | Mehrere Dateien in eine Datei zusammenführen. z.B. Rechnung und Lieferschein. | |
| Trennen | Eine PDF-Datei aufsplitten in 2 Dateien. z.B. bei Fehlscans etc. | |
| Seitenbearbeitung | Einzelne Seiten drehen, verschieben oder löschen. | |
| Kommentare als Freitext | Für spätere Suche oder Nachverfolgung. | |
| Schlagwortlisten | z.B. Kostenstellen oder Objekte usw. | |
| Meta-Formulare | Strukturierte Datenerfassung für z.B. Wareneingang. Ähnlich Google-Forms. | |
| Workflows | ||
| Freigabe-Zuweisung | Beliebige Veratwortungs-Zuweisung an die Benutzer mit Fristen und Kommentaren. | |
| Abwesenheit | Urlaubs- und Abwesenheitsinformationen über einfache Texteingabe. | |
| Wiedervorlange | Um z.B. in 9 Monaten einen Vertrag zu kündigen. Auch aus dem Archiv heraus. | |
| Protokollierung | Alle Ereignisse und Schritte werden in Logbuch protokolliert. | |
| Archiv | Automatische Archivordner nach Jahren und Belegtyp z.B. /2023/Rechnungseingang. | |
| Revisionssicherheit | Jeder Ordner kann individuell revisionssicher gesperrt werden (2 Monate – 30 Jahre). | |
| Rechte | 5 Standard-Rollen vom Mitarbeiter, Verwaltung bis zum Steuerberater für einen einfachen Umgang. | |
| Ordnerrechte | Geschützte Ordner, nur für einzelne Mitarbeiter zugänglich, für Lohn, Privates etc. | |
| DATEV | Manueller oder automatischer Transfer der Belege in die DATEV-Welt. Mit 2-Jahres-Verbindung! | |
| DokumentenID | Um Buchungsbeleg in der DATEV-Welt auch nach Jahren noch zu finden. | |
| Buchungsinformationen | z.B. Kostenstelle oder Hinweise für den Steuerberater im Buchungsvorgang werden übermittelt. | |
| lexoffice | Manueller oder automatischer Transfer der freigegebenen Belege in den Dokumentenkorb. | |
| SevDesk | Manueller oder automatischer Transfer der freigegebenen Belege in den Dokumentenkorb. | |
| Multicompany | Mehrere Firmen, mit eigener DATEV-/lexoffice/Mail-Verbindung usw. Zentral verwaltet. | |
| Übersicht | Mandanten-Dashboard für alle Mandantendaten und deren Belegstatus & Überfälligkeiten. | |
| Suche | Suche nach Inhalt, OCR etc. über alle Mandanten hinweg, um z.B. eine Rechnung zu finden. | |
| Verteilung | Dateien können einfach per Drag&Drop in andere Mandanten verteilt werden. | |
| DATEV-Zentrale | Alle DATEV Verbindungen können zentral verwaltet und auf 2 Jahre gesetzt werden. | |
| Scan-Unterstützung | Integrierte Scanner und die Handy-App können direkt in die einzelnen Firmen & Workflows scannen. | |
| Eigenes Logo | Eigenes Logo 211x64px für die Mandanten-Zugänge. | |
| Belegebox Allgemein | 1. Juli 2023 | |
| Datensicherheit | Server in Deutschland (Nürnberg) – Hochsicheres Rechenzentrum. | |
| Externe Dienste | Keine ausländischen Dienste (Google, AWS, Analytics, Tracker etc.). | |
| Endgeräte | Browserlösung, daher immer und überall im Zugriff. Windows/MacOS/iPad | Einmalig |
| Zeitaufwand | Beratung und Präsentation 1 Std., Setup und Einweisung 1-2 Stunden, Mitarbeiterschulung ca. 30 Minuten. | ca. 3 Std. |
| Einrichtung | Gesamter Setup, DATEV connect, E-Mail-Zugänge, alle PlugIns und System erklären. Ca. 1,5 Std. | ca. 200€ |
| Dienstleistung | Alle Änderungen in allen Bereichen kann der Kunde selbst vornehmen. Keine extra Dienstleistung nötig. | |
| Updates | Alle Updates sind kostenlos. | |
| Support | Kostenloser Support vom Belegebox-Team via E-Mail oder kurze Support-Videomeetings. | |
| AddOns | DATEV, lexoffice, SevDesk, Invoicefetcher PlugIns sind kostenlos. Nur die Kosten der externen Tools fallen an. | |
| Preise | Preise sind userbasiert mit begrenztem Speicher. Mehr User/Speicher können jederzeit nachgebucht werden. | Monatlich |
| Kleinste Version | Scan-Edition 1 User, 1 ScannerPlugIn, alle Features, aber nur 1 GB Speicher für ca. 1800 Dateien. | 9,90 € |
| 3 User | Freigaben und 10GB als revisionssicheres Archiv für ca. 18000 Dateien. | 39,90 € |
| 10 User | Beispiel: 1 zentraler Admin, 2 Scanner, 7 Anwender mit 25GB Speicher für ca. 45000 Dateien. | 99,90 € |
| Multicompany 10 User | Auf beliebig viele Firmen aufgeteilt. z.B.. 8 Firmen je 1 User, 1 Scanner und 1 zentraler Admin. | 120,00 € |
| Multicompany 50 User | 50 User auf beliebig viele Firmen aufgeteilt. Mehr User dann für 7,10€/User. | 355,00 € |