| Features | Belegebox (Stand 06-2025) | Kosten |
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| Dateien | Drag&Drop, Upload von Dateien und auch Massenupload. |
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| Mobil | Eigene App mit Freigabezuweisung, Firmenwechsel, Fristen etc. für iPhone mit KI-gestützter Aufnahme. | einmalig 7,90€ |
| Vorhandene Scanner | Über Scan2Mail die PDF-Datei direkt in die jeweiligen Belegtyp-Ordner. |
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| Integrierter Scanner | Der bekannte scannerbox.-Scanner liefert High-End Scans auch in mehrere Firmen verteilt. | 1 User |
| E-Mail | Direkt in jeden Ordner (@rechnungseingang, @vertraege, @spesen usw.) auch mit Parametern möglich. |
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| Invoicefetcher | PlugIn für Download von Rechnungen aus über 1000 Plattformen wie Amazon, EBay usw. |
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| Hotfolder-APP | Als lokale Ordnerüberwachung für Projekte, Sonderfälle oder spezielle Anbindungen. |
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| Import-Features |
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| Scannersetup | Zentraler Admin legt das Scannersetup fest, um Benutzerveränderungen zu verhindern. |
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| Belegtrennung | Automatische Belegtrennung über QR-Trennstempel für Stapel-Scans (nur Canon-Systeme). |
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| HTML-Mail | Mails ohne PDF-Anhang (z.B. Apple-Rechnungen) können automatisch zum PDF konvertiert werden. |
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| E-Mail Content | Inhalte des E-Mails bleiben für Informationen, Nachweise, Suche im Text und für Antwortmails erhalten. |
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| OCR Volltext | Für jede Datei wird automatisch der OCR Volltext ermittelt um die Suche zu optimieren. |
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| Dateitypen | Generell ist PDF oder XML(E-Rechnungen) der Standard-Dateityp |
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| Office Dokumente | (xlsx, docx, pptx, odt, odf, rtg, txt) Können in PDF konvertiert werden. Das Original bleibt erhalten. |
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| Bildformate | (jpeg, tif, png, svg) Können in PDF konvertiert werden. Das Original bleibt erhalten. |
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| Dateibearbeitung |
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| Heften | Mehrere Dateien in eine Datei zusammenführen. z.B. Rechnung und Lieferschein. |
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| Trennen | Eine PDF-Datei aufsplitten in 2 Dateien. z.B. bei Fehlscans etc. |
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| Seitenbearbeitung | Einzelne Seiten drehen, verschieben oder löschen. |
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| Kommentare als Freitext | Für spätere Suche oder Nachverfolgung. |
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| Schlagwortlisten | z.B. Kostenstellen oder Objekte usw. |
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| Meta-Formulare | Strukturierte Datenerfassung für z.B. Wareneingang. Ähnlich Google-Forms. |
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| Workflows |
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| Freigabe-Zuweisung | Beliebige Veratwortungs-Zuweisung an die Benutzer mit Fristen und Kommentaren. |
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| Abwesenheit | Urlaubs- und Abwesenheitsinformationen über einfache Texteingabe. |
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| Wiedervorlange | Um z.B. in 9 Monaten einen Vertrag zu kündigen. Auch aus dem Archiv heraus. |
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| Protokollierung | Alle Ereignisse und Schritte werden in Logbuch protokolliert. |
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| Archiv | Automatische Archivordner nach Jahren und Belegtyp z.B. /2023/Rechnungseingang. |
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| Revisionssicherheit | Jeder Ordner kann individuell revisionssicher gesperrt werden (2 Monate – 30 Jahre). |
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| Rechte | 5 Standard-Rollen vom Mitarbeiter, Verwaltung bis zum Steuerberater für einen einfachen Umgang. |
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| Ordnerrechte | Geschützte Ordner, nur für einzelne Mitarbeiter zugänglich, für Lohn, Privates etc. |
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| DATEV | Manueller oder automatischer Transfer der Belege in die DATEV-Welt. Mit 2-Jahres-Verbindung! |
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| DokumentenID | Um Buchungsbeleg in der DATEV-Welt auch nach Jahren noch zu finden. |
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| Buchungsinformationen | z.B. Kostenstelle oder Hinweise für den Steuerberater im Buchungsvorgang werden übermittelt. |
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| lexoffice | Manueller oder automatischer Transfer der freigegebenen Belege in den Dokumentenkorb. |
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| SevDesk | Manueller oder automatischer Transfer der freigegebenen Belege in den Dokumentenkorb. |
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| Multicompany | Mehrere Firmen, mit eigener DATEV-/lexoffice/Mail-Verbindung usw. Zentral verwaltet. |
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| Übersicht | Mandanten-Dashboard für alle Mandantendaten und deren Belegstatus & Überfälligkeiten. |
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| Suche | Suche nach Inhalt, OCR etc. über alle Mandanten hinweg, um z.B. eine Rechnung zu finden. |
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| Verteilung | Dateien können einfach per Drag&Drop in andere Mandanten verteilt werden. |
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| DATEV-Zentrale | Alle DATEV Verbindungen können zentral verwaltet und auf 2 Jahre gesetzt werden. |
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| Scan-Unterstützung | Integrierte Scanner und die Handy-App können direkt in die einzelnen Firmen & Workflows scannen. |
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| Eigenes Logo | Eigenes Logo 211x64px für die Mandanten-Zugänge. |
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| Allgemeines |
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| Datensicherheit | Server in Deutschland (Nürnberg) – Hochsicheres Rechenzentrum. |
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| Externe Dienste | Keine ausländischen Dienste (Google, AWS, Analytics, Tracker etc.). |
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| Endgeräte | Browserlösung, daher immer und überall im Zugriff. Windows/MacOS/iPad | Einmalig |
| Zeitaufwand | Beratung und Präsentation 1 Std., Setup und Einweisung 1-2 Stunden, Mitarbeiterschulung ca. 30 Minuten. | ca. 3 Std. |
| Einrichtung | Gesamter Setup, DATEV connect, E-Mail-Zugänge, alle PlugIns und System erklären. Ca. 1,5 Std. | ca. 200€ |
| Dienstleistung | Alle Änderungen in allen Bereichen kann der Kunde selbst vornehmen. Keine extra Dienstleistung nötig. |
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| Updates | Alle Updates sind kostenlos. |
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| Support | Kostenloser Support vom Belegebox-Team via E-Mail oder kurze Support-Videomeetings. |
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| AddOns | DATEV, lexoffice, SevDesk, Invoicefetcher PlugIns sind kostenlos. Nur die Kosten der externen Tools fallen an. |
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| Preise | Preise sind userbasiert mit begrenztem Speicher. Mehr User/Speicher können jederzeit nachgebucht werden. | Monatlich |
| Kleinste Version | Scan-Edition 1 User, 1 ScannerPlugIn, alle Features, aber nur 1 GB Speicher für ca. 1800 Dateien. | 9.90 € |
| 3 User | Freigaben und 10GB als revisionssicheres Archiv für ca. 18000 Dateien. | 39.90 € |
| 10 User | Beispiel: 1 zentraler Admin, 2 Scanner, 7 Anwender mit 25GB Speicher für ca. 45000 Dateien. | 99.90 € |
| Multicompany 10 User | Auf beliebig viele Firmen aufgeteilt. z.B.. 8 Firmen je 1 User, 1 Scanner und 1 zentraler Admin. | 120.00 € |
| Multicompany 50 User | 50 User auf beliebig viele Firmen aufgeteilt. Mehr User dann für 7,10€/User. | 355.00 € |
