In vielen Unternehmen existieren unterschiedliche Arten von Lieferscheinen: klassische Warenbegleitscheine, Korrektur- oder Rücklieferscheine, Frachtpapiere, Packlisten. Entscheidend für die Aufbewahrungsvorschrift ist, ob ein Dokument buchungsrelevant eingesetzt wird. Buchungsrelevant sind Lieferscheine dann, wenn sie:
als Nachweis für den Wareneingang dienen und z. B. mit einem Kontierungs- oder Prüfvermerk versehen werden,
im Rahmen der Rechnungsprüfung benötigt werden, um Mengen- und Preisabweichungen zu klären,
in das ERP- oder Warenwirtschaftssystem als Beleg zur Buchung übernommen werden.
Solche Lieferscheine gelten als Buchungsbelege im Sinne der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB) und müssen entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden.
Reine Begleitscheine
jedoch, deren relevante Informationen bereits in anderen Dokumenten (Bestellung, Wareneingangsbuchung, Rechnung) inkludiert sind, können ohne gesetzliche Pflicht entweder archiviert oder gelöscht werden. In der Praxis entscheiden sich viele Organisationen dafür, diese Dokumente trotzdem mindestens so lange aufzubewahren wie die zugehörige Rechnung, um beispielsweise Reklamationen oder Lieferstreitigkeiten lückenlos nachvollziehen zu können.
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