Download Dateien

Du kannst eine Datei oder mehrere markierte Dateien downloaden.
Auf Wunsch kannst du alle Kommentare, Logbuch-Einträge oder den E-Mail-Text der markierten Datei(en) mit in deinen Download dazupacken.
Damit kannst du auch noch nach Jahren nachsehen, wer den Beleg geprüft oder freigegeben und welche Kommunikation dazu stattgefunden hat.

Download-Varianten

1. Als zusätzliche Seiten am Ende

Das Logbuch wird als zusätzliche Seite(n) am Ende der PDF-Datei hinzugefügt.
Wenn du die Datei später mal an Kunden schicken musst, solltest du diese Seiten besser vorher löschen oder gleich aus der Belegebox heraus versenden.

2. Als Anhang innerhalb der PDF

Diese Variante hängt das Logbuch als Anhang an die PDF-Datei(en).
Der Vorteil ist: Es ist nicht gleich offensichtlich, das ist aber auch gleich der Nachteil.
Du musst die Datei in Acrobat öffnen und auf die Anhang-Klammer klicken um das Logbuch anzuzeigen.

3. Als zusätzliche Datei

Die Originaldatei bleibt unverändert. Es wird eine zweite Logbuch-Datei ausgegeben.
Rechnung-12345.pdf und Rechnung-12345(logbuch).pdf

Der Vorteil: Die Originaldatei bleibt unverändert.
Der Nachteil: Du hast eine zweite Datei heruntergeladen.

Wie gehst du mit E-Rechnungen um?

Wenn du die Download-Datei für eine rechssicher Speicherung in einem anderen System benötigst, muss die ZUGFeRD-PDF oder X-Rechnungs-XML unverändert im Original erhalten bleiben. Das ist nur mit der 3. Variante gegeben = Logbuch als zusätzliche Datei.

Wenn du das rechtssichere Archiv in der Belegebox benutzt, kannst du auch alle anderen Varianten nehmen, da das unveränderte Original ja in der Belegebox abgelegt ist.

X-Rechnungs-XML erzeugt in jedem Fall eine eigene Logbuch-Datei.