Gemäß DATEV AGB erlischt das Nutzungsrecht. Die Software muss deinstalliert werden.
Fehlende technische Updates (Microsoft / DATEV) können zum Zugriffsverlust der Dokumente führen.
Ein Export / nachträgliche Übernahme der Daten ist dann nicht mehr möglich.
Zugriffsverlust der Dokumente verletzt Aufbewahrungspflichten nach GOBD.
Mögliche Sanktionen bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht gehen von Zwangsmitteln über die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen bis hin zu empfindlichen Bußgeldern u. v. m.
Im Insolvenzverfahren kann dies im Einzelfall zu Freiheitsstrafen bis zu zwei Jahren oder zu Geldstrafen führen.
.
Es gibt ca. 350 DMS-Anbieter in Deutschland. Wie soll man da den passenden Ersatz für DATEV DMS Classic finden können?
Eine Alternative kann die Belegebox sein, wenn:
Ein manueller mehrstufiger Freigabeprozess ausreichend ist und vorkonfigurierte, automatisch mehrstufige Freigabeprozesse nicht unbedingt erforderlich sind
Das Belegaufkommen pro Jahr unter ca. 30.000 Dokumenten liegt.
Dein(e) Unternehmen / Niederlassung(en) ca. 1-50 Mitarbeiter hat.
DATEV Unternehmen online, lexoffice oder der Steuerberater für die Buchhaltung dahinter steht.
Eine Online-Lösung in der Cloud OK ist.
Was mit dem Altbestand zu tun ist:
Wenn Bestandsdokumente übenommen werden sollen, dann ordnerweiser Export der Dateien aus DATEV DMS.
Ordnerweiser Import in die passenden Belegebox-Ordner.
Die Verbindungen zu den Buchungen und Metainformationen gehen so oder so verloren, leider.
Was damit erreicht wird:
Ein modernes, intuitives DMS mit niedrigen Kosten und langfristiger Ausrichtung.
Der ganze Einrichtungs- und Setup-Prozess ist in ca. 2 Stunden erledigt.
Mitarbeiter sind in Minuten eingeschult.
Jederzeit und von überall aus Zugriff auf die Dokumente.
Keine Updates oder Datensicherungsaufwendungen mehr.
Ab 16,90€ für einen User und 10 GB Speicher, sehr günstig.
