Die Belegebox bietet je nach Dokumententyp ein revisionssicheres Archiv an. Hier sind die relevanten Aufbewahrungsfristen.

 

UnterlagenAufbewahrungsfristRechtsgrundlage
Abrechnungsunterlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Abtretungserklärungen, soweit erledigt6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Akkreditive6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Aktenvermerke6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Angebote mit Auftragsfolge6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Anlagenvermögensbücher- und Karteien10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig2 Jahre§ 16 Abs. 2 ArbZG
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (Z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose)10 Jahre§ 630f Abs. 3 BGB
Ausgangsrechnungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg)6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Bankbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Bankbürgschaften nach Vertragsende10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Belegformate10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Sonstige Beitragsabrechnungen des Arbeitgebers mit SozialversicherungsträgernAblauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres§ 28f Abs. 1 SGB IV
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebskostenrechnungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Online-Bewerbungen auf AnzeigeNormalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden)
Löschfrist 6 Monate		§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Bewertungsunterlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Buchungsbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Dateien, Beschreibungen der10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Dateiverzeichnisse10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Datensicherungsregeln10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,Lizenzen, Zollunterlagen etc.)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Eingabedatenformate10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Einheitswertunterlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Geschäftsbriefe)6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Mahnungen)6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Essensmarkenabrechnungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Exportunterlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Fahrtkostenerstattungsunterlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Faxe (Geschäftsbriefe)6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Faxe (Buchungsbelege)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Frachtbriefe6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsberichte10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Geschenknachweise10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Gutschriften im Sinne von „umgekehrten Rechnungen“10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsbücher10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsregisterauszüge10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Hauptabschlussübersicht10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Initiativbewerbungen per Post2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung
Löschfrist 6 Monate		§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Initiative Online-BewerbungenNormalerweise 2 Monate nach Absage ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung.
Löschfrist 6 Monate		§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Inventare (§ 240 HGB)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Investitionszulage (Unterlagen)6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Jahresabschluss mit Erläuterungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenberichte10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenbücher/-blätter10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenzettel, (nicht erforderlich, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Kontenpläne und Kontenplanänderungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Kontenregister10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Kontoauszüge10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Konzernabschluss (§ 290 HGB)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Lagerbuchführungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Lieferscheine6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Lohnbelege als Buchungsbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Mahnbescheide und Mahnungen30 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Nachnahmebelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Nebenbücher10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Online-Rechnungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Preislisten6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Private Rechnung2 Jahre§ 14b Abs. 1 UStG
Programmablaufbeschreibungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Programmverzeichnisse10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Protokolle, als Handelsbrief6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Prozessakten30 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Quittungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Rechnungen an Unternehmer10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Reisekostenabrechnung10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen30 Jahre nach der letzten Behandlung§ 28 Abs. 3 RöV
Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder10 Jahre§ 28 Abs. 3 RöV
Sachkonten10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Saldenbilanzen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Scheck- und Wechselunterlagen6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
als Buchungsbeleg10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Schriftwechsel6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Spendenbescheinigungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Steuererklärungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Steuerbescheide10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Urteile30 Jahre 
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Verkaufsbücher10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Vermögensverzeichnis10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Versicherungspolicen,10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Versicherung – nach Ablauf6 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen)Keine 
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Wechsel10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Zahlungsanweisungen10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Zollbelege10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)10 Jahre§ 147 AO, § 257 HGB

Quelle:  Juraforum.de

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