Welche Rechte / Rollen gibt es?

Das Recht Mitarbeiter verfügt lediglich über das Recht zum Zugriff auf die IN- und, falls vorhanden, die CHECKBOX, um Belege direkt zur Freigabe in den jeweiligen Themenordner zu legen.

Darüber steht das Recht Verwaltung. Dieses beinhaltet Zugriff auf alle Boxen: INBOX, CHECKBOX, SENDBOX und ARCHIVBOX. Ein Mitarbeiter mit diesem Recht darf nur ihm selbst zugewiesene Dokumente freigeben.

Das Recht Top-Verwaltung hat die selben Rechte wie Verwaltung, kann aber zusätzlich auch Dokumente der Kollegen einsehen und freigeben. Dies ist für Urlaubs- und Krankheitsfälle besonders wichtig. In jedem Unternehmen sollte daher mindestens eine Top-Verwaltung existieren.

Über dem Recht Top-Verwaltung steht das Recht Administrator. Der Administrator hat die Rechte von Top-Verwaltung und zusätzlich die Benutzerverwaltung, er kann also User einladen, Rechte vergeben etc.. Außerdem sind die Einstellungen der Optimierungen und Ordnerstrukturen ausschließlich dem Administrator vorbehalten.

Das Sonderrecht Steuerberater gibt dem zugewiesenen User das Recht auf SENDBOX und ARCHIVBOX, ist also der klassische Buchungs-Zugang. Der Steuerberater kann interne Kommentare nicht einsehen!

Die Kanzlei-Edition verfügt darüber hinaus noch über den Kanzlei-Admin, der Firmen verwalten, einladen bzw. die Anzahl der User und Speicher zuweisen kann. Der Kanzlei-Admin hat zunächst weder Rechte noch Einblick in die einzelnen Firmen-Accounts, es sei denn, er wird innerhalb der Firma als Teilnehmer dazu eingeladen. Auf diese Weise behält die Firma die Kontrolle über ihre Daten und bestimmt selbst, wer und was andere sehen dürfen.

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Peter Mustermann
alexander.steiss@belegebox.de
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