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Was ist die Belegebox?

  • Dein digitaler Belegmanager in der Cloud.
  • Universell, für alle Branchen geeignet.
  • E-Rechnungen werden optimal behandelt.
  • Viele Tools für deinen Alltag im Unternehmen.
  • Freigabeprozesse und Informationen zum Beleg.
  • Rechtssichere Archivierung (Revisionssicher n. GoBD).
  • Intuitiv und günstig, ab 16,90 €/Mt.
  • Ideal für kleinere Unternehmen bis ca. 100 Mitarbeiter
    oder mehrere Unternehmen im Verbund.
  • Oft genutzt als Vorsystem vor der Buchhaltung.
Branchenvielfalt
*Über 0 User sind mit uns schon digital unterwegs.

Die Belegebox hat nicht nur die steuerlichen Aspekte im Fokus, 
sondern unterstützt dich aktiv bei der Digitalisierung deines gesamten Geschäftsalltags.

Matthias Meyer – CEO

Starte jetzt deine Digitalisierung

Sammle alle Belege, die in deinem Geschäftsalltag auftauchen in der Belegebox ein. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder auch Privates.
Damit hast du einen rechts­sicheren Platz geschaffen, wo du jeden Beleg auch wieder finden* kannst.

*Suche in OCR-Volltext, E-Mail-Inhalt und der Kommu­nikation am Beleg.

Kostenlos Testen

Belegfreigabe und Kontrolle

Freigabeprozesse und E-Rechnungsprüfung* bevor deine Belege in der Buchhaltung landen. Damit kannst du Mitarbeiter:innen mit einbinden die die gesamte Kommunikation zu dem Beleg einsehen und über die Volltextsuche auch jederzeit wiederfinden können. Das gilt auch für Bewerbungen, Verträge, Liefer­schein­kontrolle usw..

*Unser E-Rechnungs-Checker schützt dich vor Betrug.

Detaillierte Feature-Liste

Branchenvielfalt

Die Belegebox deckt nahezu alle Branchen ab.
Du legst dir deine eigene Ordner-, Mitarbeiter–  und Rechte-Struktur selbst an.
Nutze zuerst die kostenlose Online-Beratung, dann kannst du dich entscheiden.
Nach einem gemeinsamen Setup von ca. 1 Stunde ist deine Digitalisierung am Start.
Dein Steuerberater ist eingebunden und deine E-Mail Zugänge eingerichtet.
Es ist wirklich so einfach. – Wir helfen dir dabei!
Anwaltskanzleien haben neben dem normalen Rechnungseingang oft sehr viele Reisekosten und einen komplexen Freigabeprozess.
AfA Anwälte für Arbeitsrecht:  „Wir setzen die Belegebox für ca. 1000 Belege pro Monat ein. Den größten Vorteil sehen wir in der Post- und Rechnungsverteilung. Auch in dem Rechnungsfreigabeprozess haben wir einen einheitlichen Weg gefunden. Die zuständigen Anwälte können nun sehr gut auf Reisen die Belege kontrollieren und müssen das nicht mehr im Büro machen. Wir scannen mit dem Scanner auch direkt in die einzelnen Standorte und an bestimmte Mitarbeiter zur Freigabe ein. Damit haben wir die Wege extrem verkürzt und einen einheitlichen Weg gefunden.“
mehr…
Deine speziellen Anforderungen als Apotheke kannst du mit der Belegebox sehr gut abdecken.
Wir haben seit Juni 2025 eine Partnerschaft mit der Treuhand Hannover, die ca. 4000 Apotheken betreuen.
Warum? Weil die Belegebox sehr kleine Apotheken genauso gut abdeckt wie Apotheken mit mehreren Filialen und im Vergleich zu anderen DMS-Systemen extrem günstig und schnell umgesetzt ist.
Belegtypen: Bank, 
Kassenbuch
, Kostenrechnungen
, Lieferscheine
, Rechnungsausgang
, Lohnmeldungen
, Personal
, Verträge
, Privat, 
Sonstiges
, Warenrechnungen
Team-Rollen: Apothekenleiter:in, PTA, Buchhalter:in, Filialleitung
mehr…
Deine Anforderungen als Arzt, Heilpraktiker, Osteopath oder Wunderheiler kannst du mit der Belegebox sehr gut abdecken.
Wir haben seit Juni 2025 eine Partnerschaft mir der Treuhand Hannover, die vor allem Heilberufe betreuen.
Warum? Weil die Belegebox sehr kleine Praxen genauso gut abdeckt wie Praxen mit mehreren Niederlassungen und im Vergleich zu anderen DMS-Systemen extrem günstig und schnell zu integrieren ist.
Belegtypen: Bank, 
Barbelege
, Kostenbelege
, Lieferscheine
, Rechnungsausgang
, Lohnmeldungen
, Personal
, Vertraege
, Privat, 
Sonstiges
, Warenrechnungen
Team-Rollen: Apothekenleiter:in, PTA, Buchhalter:in, Filialleitung
mehr…
Wir haben schon ein paar Autohäuser, Werkstätten, Motorradhändler und Fahrradhändler im Kundenkreis.
Je nach Unternehmensstruktur ist die Belegebox der zentrale Sammelplatz für alle relevanten Dokumente.

Das macht vor allem die Auskunft an Kolleg:innen und Kunden über die Volltextsuche extrem effizient.

Belegtypen: Bank, 
Barbelege
, Kostenbelege
, Lieferscheine
, Rechnungsausgang
, Lohnmeldungen
, Personal
, Verträge
, Privat, 
Sonstiges
, Warenrechnungen
Team-Rollen: Leitung, Vertrieb, Werkstatt, Lager, Buchhaltung
Sowohl für deinen Eigenbedarf, als auch als Empfehlung an deine Kunden macht die Belegebox Sinn.
Empfehle die Belegebox an deine Kunden, damit sie einfach, schnell und günstig in die Digitalisierung einsteigen können.
Am besten, sprich mit uns persönlich, um unsere Synergien zu besprechen.
„Ich habe die Belegebox und die zugehörige Scannerbox bereits bei einem meiner Geschäftspartner gesehen und wollte sie für mich selbst ausprobieren. Nach einer kurzen Vorstellung und ein paar Tagen testen war ich sofort davon überzeugt. Durch die Belegebox kann ich effizienter mit und für meine Kunden arbeiten.“
Stephanie Eulenhöfer – Unternehmensberaterin
Verschiedene Handwerkskammern machen bereits Webinare mit uns, denn viele kleinere Handwerksbetriebe stehen beim Thema „Digitalisierung“ noch am Anfang. Wir können mit dir gemeinsam den Prozess einfach und kostengünstig angehen.
„Die Belegebox ist ein wertvolles Tool zur Digitalisierung unserer Buchhaltung geworden. Wir nutzen das Programm mittlerweile ein Jahr und sind vollumfänglich zufrieden. Der Support arbeitet hervorragend. Großes Lob an Herrn Steiss und sein Team. Wir empfehlen gern weiter …“
Katja Berger – Inhaberin einer Schreinerei
Download Vortrag Handwerkskammer
Du hast ein oder mehrere Hotels oder Gaststätten? Wir sind Partner der DEHOGA.
Unser Kunde Löwenbräu beschreibt den Nutzen recht gut.
„Wir nutzen DATEV Unternehmen Online bereits seit über sechs Jahren und haben nun die Belegebox neu in unser Unternehmen integriert. Vor der Entscheidung haben wir uns viele DMS-Systeme angesehen – die meisten waren entweder zu teuer oder zu kompliziert.
Zufällig haben wir die Belegebox entdeckt und waren sofort von der einfachen und intuitiven Bedienung überzeugt. Das System ist leicht verständlich und sofort einsetzbar.
Besonders in Kombination mit der Scannerbox ist die Belegebox eine enorme Erleichterung. Belege lassen sich ohne PC direkt in verschiedene Ordner der Belegebox hochladen und sind somit sofort aus dem Weg. Durch die integrierte Kontrolle via Checkbox ist klar ersichtlich, welche Belege bereits verarbeitet wurden. Rechnungen (Eingang & Ausgang) und Kassenbelege lassen sich anschließend direkt in DATEV Unternehmen Online hochladen, was unseren Workflow erheblich verbessert.
Ein weiteres Highlight ist der Invoice Fetcher. Dieses Tool nimmt uns eine Menge Arbeit ab, da wir Rechnungen von bestimmten Lieferanten nicht mehr manuell abrufen müssen – das passiert jetzt vollautomatisch. Zusätzlich können wir E-Mails einfach an die Belegebox weiterleiten, und nicht nur die Rechnung, sondern auch der gesamte E-Mail-Verlauf wird verarbeitet. Das spart enorm viel Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Ein weiteres Plus: Die Entwickler sind jung, innovativ und offen für neue Anforderungen. Einige unserer Wünsche werden bereits umgesetzt, da auch andere Kunden ähnliche Bedürfnisse haben. 
Fazit: „Ein großartiges, modernes DMS, das unseren Workflow spürbar erleichtert. Absolut empfehlenswert! „🚀
Immobilenmakler, Projektentwickler, Bauträger und Verwaltungen sind mit der Belegebox gut und rechtssicher aufgestellt.
Ein großer Nutzen ist auch, dass externe Beteiligte in die Prozesse mit eingebunden werden können. Beispiel: Wohnungsübergabe direkt mit dem Handy dokumentieren. Aber auch alle Belege für die Bank oder Eigentümerversammlung zusammenzusuchen.
Mit unserem Leuchtturm-Projekt für den Landkreis Dithmarschen haben wir gemeinsam den „digitalen Posteingang“ realisiert.
Dieses Gesamtkonzept wurde für 135.000 Einwohner, 16 Gemeinden, 800 Mitarbeiter, 330 Postempfänger, 10 Fachbereiche und 50 Sachdienste umgesetzt, ist aber auch für kleinere oder größere Kommunen einsetzbar.
Sollten Sie in der nächsten Zeit die Digitalisierung des Posteinganges angehen wollen, würden wir uns über ein Gespräch sehr freuen.

Success-Story-Dithmarschen
Ganz kleine Landwirte, Verpächter, aber auch größere Landwirtschaften, mit mehreren Unternehmen haben mit der Belegebox ein sinnvolles Tool, um die unglaublich vielen Dokumente, Anträge, Nachweise usw. an einem Platz einzusammeln und auch wiederzufinden.
Referenz: Bauernverband Nordostniedersachsen e.V. – mit ca. 100 angeschlossenen Landwirten.
Partnerschaft: Mit der Innotax 
 
 
Von unserem Kunden: Optik Leonhardt
„Ich setze die Belegebox für ca. 600 Belege pro Monat ein. Den größten Vorteil sehe ich darin, dass meine Mitarbeiter und ich jedem Kunden zu seinen Vorgängen sofort Auskunft geben kann, ohne vorher stundenlang in Ordnern zu wühlen. Dank der OCR-Volltextsuche findet man sogar nach Kundennamen alle relevanten Lieferscheine, Rechnungen und Gutscheine usw. Prima ist auch das E-Mail PlugIn. Alle Standard-Lieferanten schicken Ihre Rechnungen jetzt direkt zur Rechnungsprüfung in die CHECKBOX. Das DATEV-PlugIn macht den Belegversand der buchungsrelevanten Dokumente jetzt auf Knopfdruck. Der Nutzen im Alltag ist wirklich enorm und wir sparen uns alle viel Zeit und Nerven.“

mehr…
Wir unterstützten sehr gerne Vereine wie Sportvereine, aber auch den DAV usw. Die Vielfalt der Belegtypen ist hier der hohe Anspruch, aber auch die Strukturen innerhalb des Vereines.
Alle Belege: Verträge, Anträge, Abrechnungen etc. an einem Ort.
Funktionäre, Spartenleiter, Kassierer, Vorstand, Hausmeister,
jeder sieht nur, was er soll.
Mobil: Egal ob am Sportplatz, Zuhause oder im Vereinsheim.
Freigabe von Zahlungen oder Verträgen durch Verantwortliche.
Rechtssichere und ordnungsgemäße Ablage von Rechnungen, Kassenberichten, Mitgliedsanträgen etc.
Referenz: Der Bundesliga Handball-Verein ThSV Eisenach
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Demo vereinbaren

Multicompany?

Multicompany


Du hast mehrere Firmen, Filialen,
Niederlassungen, Vereine, Privates... ?



  • Mehrere Mandanten zentral verwalten.
  • Zugriff und Rechte zentral managen.
  • Mandantendashboard für die Übersicht.
  • Belege in andere Mandanten verschieben.
  • Belege in allen Mandanten durchsuchen.






    Unser Multicompany-Kunden
    lieben diese Features!
    •                     mehr...

    Zeit sparen mit der Belegebox

    Empfangen und verteilen der Belege
    1 %
    Beleg-/Rechnungsprüfung
    0 %
    Lieferscheinkontrolle
    0 %
    Kommunikation am Beleg
    0 %
    Transfer zum Steuerberater
    0 %
    Belegablage
    0 %
    Belegsuche
    0 %
    Deine Zeitersparnis
    0 %
    Welche Zeitersparnis schätzt du durch
    die Digitalisierung deiner Prozesse?

    Wichtige Fakten für dich:

    Cloud-Lösung: Die Belegebox ist jederzeit und überall über den Browser erreichbar.
    Anbindung: Relevante Buchhaltungen mit PlugIns – andere sind mit 3 Klicks übertragen.
    Datensicherheit: Unsere Server befinden sich in Nürnberg – ganz ohne externe Anbieter.
    Unkompliziert: Du musst dich um nichts kümmern (Updates & Datensicherung).
    Support: Kostenfreier Support und Online-Betreuung.
    Schnell umgesetzt: In 1-3 Stunden Online-Setup bist du am Start.
    DATEV_Datenservice_Signet_ohne_Kachel_RGB
    Logo_smalll_white
    sevdesk-logo_grey
    invoicefetcher_LOGO
    Logo_scannerbox_MARKE
    agenda-software-logo
    gehostet_logo_white

    Du hast eine Steuerkanzlei oder Buchhaltungs­service?

    Entlaste deine Kanzlei und outsource die Digitalisierung deines Mandanten.

    Datenempfang

    Empfange Buchungsbelege automatisch in deiner Buchhaltung. DATEV, Lexware ...

    Datenempfang

    Empfange Buchungsbelege automatisch in deiner Buchhaltung. DATEV, Lexware ...

    Beratung

    Die Beratung und die Digitalisierung deines Mandanten übernehmen wir.
    Null Aufwand für dich!

    Beratung

    Die Beratung und die Digitalisierung deines Mandanten übernehmen wir.
    Null Aufwand für dich!

    Support

    Rückfragen und Supportanfragen zur Anwendung übernehmen wir.
    Null Aufwand für dich!

    Support

    Rückfragen und Supportanfragen zur Anwendung übernehmen wir.
    Null Aufwand für dich!

    Updates

    Updates und Informationen rund um die Digitalisiereung durch uns.
    Null Aufwand für dich!

    Updates

    Updates und Informationen rund um die Digitalisiereung durch uns.
    Null Aufwand für dich!

    Entlastung

    Du entlastest deine Kanzlei massiv.

    Wir übernehmen die Digitalisierung deines Mandanten.

    Entlastung

    Du entlastest deine Kanzlei massiv.
    Wir übernehmen die Digitalisierung deines Mandanten.

    Mehrwert

    Deine Mandanten müssen für Nicht-Buchungsbelege kein zusätzliches System einsetzen.

    Mehrwert

    Deine Mandanten müssen für Nicht-Buchungsbelege kein zusätzliches System einsetzen.
    Zur Steuerberater-Seite
    Download Broschüre

    Kunden...

    Eine unkomplizierte DMS-Lösung für kleine aber auch mittlere Unternehmen.
    Ich hatte bisher     ELO im Einsatz und bin froh, dass ich mich Dank Belegebox davon verabschieden kann.

    Die Software funktioniert bisher     tadellos und nach ein paar Stunden hatte ich den Dreh raus.
    Bisher kann ich es nach 1 Woche intensiver Arbeitsphase sehr empfehlen.

    Tobias Diehl
    DiehlOne Onlineagentur

    Die Belegebox ist ein wertvolles Tool zur Digitalisierung unserer Buchhaltung geworden.
    Wir nutzen das Programm mittlerweile ein Jahr und sind vollumfänglich zufrieden.
    Der     Support arbeitet hervorragend.
    Großes Lob an Herrn Steiss und sein Team.
    Wir empfehlen gern weiter …

    Katja Berger
    Holzbau Reichel
    Ich betreibe als Selbständiger mehrere Einzelunternehmen. Dadurch entsteht ein hohes Aufkommen an Belegen jeder Art.
    Durch Belegebox und die damit bereitgestellten Email-Weiterleitungsmöglichkeiten kann ich automatisiert aus meinem     Email-Programm Belege vorsortieren und direkt weiterleiten. Für mich ist das eine enorme Zeitersparnis.
Manuelle Uploads von gescannten Papierrechnungen funktionieren ebenfalls fehlerfrei.
Der Steuerberater freut sich auch über die zur Verfügung gestellten Daten, deren Strukturiertheit und Übersichtlichkeit enorm zugenommen haben. :-)
Danke für das tolle Programm, es erleichtert Ablage enorm und ist für ein so dröges Thema schon fast „sexy“ zu nennen. :-)
Weiter so!

    Jens-Henning Gläsker
    Glaesker Fotoboxen
    Wir nutzen die Belegebox seit ein paar Wochen und zunächst nur für die Bearbeitung digitaler Eingangsrechnungen.
    Der     Freigabeprozess sowie Übergabe der Belege an DATEV funktionieren einwandfrei.
Die Belegebox ist sehr übersichtlich gestaltet und äußerst einfach in der Handhabung.
Absolute Empfehlung insbesondere für kleinere Unternehmen, die auf der Suche nach einer günstigen Lösung für die Digitalisierung ihrer Belege sind.

    Monika Haas
    Industrie-Druck Haas GmbH
    Ich bin wirklich begeistert vom Belegebox DMS.
    Wir sind über die     DATEV darauf aufmerksam geworden.
    Ich kenne     Docuware DMS aus der Vergangenheit und muss sagen, die Belegebox ist für kleinere Unternehmen viel mehr geeignet.
Kosten-Nutzen-Verhältnis hervorragend.

    Andreas Hahn
    mind2move GmbH

    Zusammenfassung aller Rezessionen von ChatGPT: 

    Prompt 06-2025: Anbei alle 24 Rezessionen aus Google. Bitte Zusammenfassung und alternative Produkte erwähnen:

    Die Belegebox wird in allen 24 Bewertungen mit 5 von 5 Sternen bewertet und als äußerst benutzerfreundliches und intuitives Dokumentenmanagementsystem (DMS) beschrieben – besonders in Kombination mit DATEV Unternehmen Online. Nutzer schätzen die einfache Integration, die Automatisierung von Belegprozessen (z. B. durch den Invoice Fetcher) und die Möglichkeit, Belege per E-Mail oder scannerbox. direkt zu übertragen. Das System bietet klare Vorteile wie Zeitersparnis, reduzierte Fehlerquellen und eine deutlich effizientere Buchhaltung. Besonders gelobt werden der persönliche, schnelle Support sowie die Offenheit der Entwickler für neue Ideen.
    Anzahl der Bewertungen: 24
    Durchschnittliche Bewertung: ⭐⭐⭐⭐⭐ (5,0 von 5 Sternen)
    Erwähnte Konkurrenzprodukte:
    • DocuWare: Als bekanntes DMS, jedoch weniger passend für kleinere Unternehmen bezeichnet.
    • ELO: Vorher genutzt, wurde durch Belegebox ersetzt – zugunsten von Einfachheit und Funktionalität.
    • DATEV DMS: Wurde ebenfalls durch Belegebox abgelöst, mit dem Hinweis auf eine bessere Nutzererfahrung.
    Insgesamt zeigt das Feedback eine sehr hohe Kundenzufriedenheit, besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen mit Fokus auf einfache Digitalisierung und DATEV-Anbindung.

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    • 10 GB Speicher