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Sie wollen viele Papier-Belege scannen? Kein Problem! 1. Stempel mit Seite1-Code. Jede 1. Seite eines Dokuments bekommt diesen Stempel. Damit kann der Scanner Belege automatisch passend als einzelnes Dokument speichern. Dies ist vor allem bei mehrseitigen Belegen hilfreich, das mühsame Trennen der Scans entfällt hierdurch. Die Funktion zur Erkennung der Codes ist bereits jetzt Bestandteil der BelegeBox. Der Seite1-Stempel kann übrigens auch in der Scannerbox-Applikation verwendet werden ...
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Wir werden einen hochwertigen Scanner, der Canon ScanFront400 von Canon direkt aus der Belegebox ansteuern und die Scans bereits vor-optimiert in die Belegebox holen. Dazu melden Sie sich am Scanner in der Belegebox an. Es werden dann für alle relevanten Ordner Buttons angeboten. Beim Klick auf z.B. "Rechnungseingang" legt der Scanner sofort los und speichert die Dokumente passend ab. Alles vollautomatisch. Das heist Sie sehen die Buttons INBOX, CHECKBOX und die Ordner Rechnungseingang etc. auf dem Display des Scanners, drücken drauf und die Belege landen automatisch optimiert in Ihrer BelegeBox. Wenn Sie mehr als 10 Scans am Tag haben, eine großartige Erleichterung und Zeitersparnis. Für die Anbindung eines Scanners ist ein normaler User zu lizensieren. Achten Sie auf jeden Fall darauf, wer und wie lange der Scanner technisch betreut wird. Wir bieten die passende Austauschgarantie im Shop an. Das macht auch Sinn. Wenn Sie viel scannen oder häufiger ganze Ordner einscannen müssen, empfehlen wir den Einsatz der Scannerbox. Da werden die optimierungen direkt am Scanner ausgeführt ...
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Es gibt Situationen, in denen bestimmte Unterlagen rechtlich verpflichtend nach einer vorgegebenen Frist aus Ihrem System gelöscht werden müssen. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber müssen beispielsweise sechs Monaten nach deren Erhalt gelöscht werden. Wenn man für jeden Ordner eine Löschfrist in Monaten einrichten kann, werden eingehende Dateien am Ende der Frist automatisch gelöscht. Welche Vorwarnung an welchen User geht, muss noch überlegt werden. Eine Idee ist es, dem Administrator ein "OK" in seinem Dashboard anzubieten.
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Wenn Sie einen Canon MFP-Kopierer im Einsatz haben können Sie direkt und voroptimiert in die Belegebox scannen. Die Bedienung ist genauso einfach wie die Scanneranbindung. Voraussetzung ist lediglich, daß das Kopiersystem "MEAP-fähig" ist und der Kopierer im Netzwerk/Internet hängt. Das können Sie in der Produktbeschreibung nachlesen. Hier unser Workshop-Video dazu: https://vimeo.com/364486260
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Direkt aus der BelegeBox bei Datev Connect anmelden und den jeweiligen Ordner (z.B. Rechnungseingang) an die Datev Plattform senden. Das spart den extra Aufruf des Datentransfers, spart aber nicht die Authentifizierung. Man kann den SENDBOX-Hauptordner mit Datev synchronisieren. D.h. die angebotenen Unterordner wie Rechnungseingang etc. sind identisch mit der Datev-Einstellung. Man kann den Upload zur Datev nur machen, wenn der Datev Stick am Computer steckt oder der Steuerberater den Transfer übernimmt. Wenn man mehr Freiheit haben möchte, kann der Steuerberater den Upload übernehmen und stellt in der Transfersoftware von Datev die einzelnen Ordner als Link ein. Damit haben Sie mehr Freiheit, der Steuerberater aber mehr Arbeit ...
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Jede beliebige Anwendung oder Fakturationssoftware (z.B. auch Microsoft Word) kann mit dem BelegeBox-Druckertreiber direkt und ohne Umwege über "Speichern als PDF" in eine Box drucken. Realisiert wird dies mit einem "universal PDF Printer Driver", der z.B. direkt in "SENDBOX/Rechnungsausgang" drucken kann. Diese Funktion wäre heute schon einsatzbereit, jedoch sind viele PDF-Druckertreiber hierfür leider nicht gut geeignet. Die Arbeit für uns liegt hierbei in der Recherche und dem Bereitstellen für Druckertreiber für alle möglichen Betriebssysteme und Versionen.

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Dieses Feature ist sicher nicht nur für Chaoten interessant. Es prüft, ob ein bestimmtes Dokument bereits im System erfasst ist. Dazu werden die OCR-Informationen des Inhalts, nicht nur der Dateiname geprüft. Somit wird verhindert, dass Rechnungen mehrfach in das System einfließen ...
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Damit kann man das synchronisierte Dateisystem (Darg&Drop-Zone auf Ihrem Desktop) direkt mit einem physikalischen Gerät verbinden. Damit kann nur dieses Gerät verbunden werden. Das erhöht die Sicherheit extrem, macht aber Probleme, wenn das Gerät mal kaputt ist oder ausgetauscht wird, da dann komplett neu verbunden werden muss ...
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Wenn eine neue Firma eingerichtet wird, könnten wir verschiedene Szenarien anbieten und ein paar Fragen stellen. Daraufhin könnten wir eine Ordnerstruktur und Einstellungen der Optimnierungen bereits voreinstellen, damit das ganze System harmonisch auf den Anwendungsfall zugeschnitten ist. Das könnte die Steuerkanzlei nutzen um Mandanten gut einzurichten, aber auch eine einzelne neue Firma. Sinn macht das frühestens gegen Jahresende, wenn wir mehr Erfahrung mit den unterschiedlichen Szenarien haben.
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Ein einfacher Schritt wäre Englisch. Beim ersten Aufruf stellt die Belegebox die Browsersprache fest und bietet diese Sprache als "default" an. Der Nutzer kann die Sprache umstellen und das wird in einem Cockie für spätere Aufrufe festgehalten.
Weitere Sprachen sind dann etwas leichter zu realisieren.
Die Basisbegriffe wie DASHBOARD/INBOX/CHECKBOX/SENDBOX/ARCHIVBOX bleiben immer gleich ...
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Dieser ermöglicht die Konvertierung von Word- oder Excel-Dateien in PDF.
Wahlweise kann dies automatisch beim Speichern oder manuell am Dokument erfolgen. Es gibt sicher einige User, die ihre Rechnungen oder Verträge in Word schreiben. Sinnvoll wäre es, in diesen Fällen direkt in die INBOX zu speichern.
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Der große Vorteil der BelegeBox ist vor allem ihre Flexibilität. Die ARCHIVBOX kann beliebig lange erhalten werden, sie ist allerdings nicht vor Veränderungen geschützt und nicht revisionssicher, weshalb die Originalbelege von Ihnen aufbewahrt werden müssen.

Wir überlegen derzeit, ob wir eine am Markt befindliche Lösung integrieren wollen. Unsere Idee dazu: Im Ordner ARCHIVBOX kann man beliebige Unterordner als Langzeitarchiv markieren. Wir kopieren oder verschieben die Belege dieser Ordner in das Revisionsarchiv und übergeben alle relevanten Zusatzinfos per Schnittstelle.

Die Archivlösung hat selbstverständlich einen eigenen Zugang / Client um auch unabhängig von der BelegeBox darauf zuzugreifen.
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Sie können in der Administration Schlagworte mit Dropdown-Listen etc. selbst definieren und so die Belege mit Ihren eigenen Begriffen eindeutig und schnell verschlagworten. Das hilft beim Suchen ungemein, da immer die gleichen Begriffe benutzt werden und einfach danach gefiltert werden kann. Damit kann die BelegeBox für alle möglichen Bereiche und Branchen als "Archiv Lite" eingesetzt werden. Bereits jetzt kann natürlich in der Suche jeder Begriff gesucht werden. Das Problem ist da aber, das jeder User seine eigenen Begriffe benutzen kann ...
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Die BelegeBox ist grundsätzlich responsive, läuft also auch am Smartphone. Wir könnten eine API einbauen um das Fotografieren mit allen ScanBot-Features direkt in der BelegeBox zu realisieren. Damit wäre der Umweg über "Fotografieren->speichern->BelegeBox" öffnen nicht mehr nötig. Je mehr Smartphones die BelegeBox nutzen, umso interessanter wird dieses Feature.
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Für Fälle, in denen man einzelnen Personen größere Dateien schicken möchte, die das interne Mail-System nicht belasten sollen, haben wir folgende Idee:

Es gibt einen Datenaustausch-User, der eine große Datei oder ZIP-Datei in einen bestimmten Ordner ablegt. Mit einem Klick kann dieser nun eine Datei auswählen und an beliebig viele E-Mail-Empfänger den dazu passenden Download-Link schicken. Eine Überlegung hierzu ist, die maximale Anzahl der Downloads eventuell zu begrenzen. Im Logbuch sind die jeweiligen Downloads vermerkt. Sobald die Datei gelöscht wird, kann kein Download mehr gemacht werden.
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Der Steuerberater kann in der Administration ein Logo hochladen und seinen Namen eintragen. Hieraus wird z.B.: https:://belegebox.de/steuerkanzleimeier Die Startseite für den Login bekommt dann das ausgewählte Logo angezeigt. Hierdurch hat der Anwender das Gefühl, sich in dem Steuerberater-Portal zu bewegen. Den Link kann die Kanzlei dann auch auf Ihrer Homepage veröffentlichen. Reicht dies aus oder wollen Steuerberater z.B. auch das Hintergrundbild im Anmeldebereich personalisieren? Oder eine eigene Button-Farbe? Generell gilt: je mehr Personalisierung, desto mehr Arbeit und auch Fehleranfälligkeit. Setzt man beispielsweise graue Schrift auf graue Buttons, kann das System keiner mehr bedienen ...
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Der Steuerberater bekommt eine Übersichtsseite, die alle relevanten Informationen eines Mandanten / einer Firma im Überblick anzeigt (z.B. Anzahl Dateien, Zeitpunkt des Speicherns etc.).
Besonders hier sind wir auf Ihre Meinung gespannt und würden gerne erfahren, was Sie im beruflichen Alltag an dieser Stelle interessieren würde.
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Wenn eine bestehende Firma von einem bereits existierenden Firmen-Account zu einem anderen Account / Steuerberater wechseln will, kann sie alle Dokumente und alle Informationen dieses Accounts in einen noch leeren Account transferieren. Sinnvoll ist dies vor allem dann, wenn eine Firma mit ihrem Firmen-Account zu einem Steuerberater umziehen will ...
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Nachdem wir die Schlagworte in die BelegeBox integriert haben, können wir recht schnell die Felder und Informationen erweitern um das Vorkontieren für den Buchungsvorschlag zu integrieren. Aber manuell, auf einfache Art und Weise - in Verbindung mit der Datev Connect Schnittstelle. Damit kann man seinem Steuerberater schon mal seine Idee der Buchung mitgeben. Eine automatische Vorkontierung mit Analyse des Dokumentes kann die Datev Software ja bereits jetzt hervorragend ...
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Wenn Sie die BelegeBox auch als Archiv-Lite benutzen, also auch andere Dokumente wie Verträge usw. ablegen, können Sie ein Wiedervorlage-Datum setzen (z.B. bei Kündigungsfristen). Die Erinnerung zu einem bestimmten Dokument wird Ihnen dann im Dashboard angezeigt und zusätzlich per E-Mail an den Administrator gemeldet. Dies ist eine tolle Ergänzung für die Ablage von unterschiedlichsten Belegen ...
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National und international werden, neben PDF, bereits viele Formate für elektronische Rechnungen genutzt. Das Problem ist, dass es noch keine allgemeinverbindliche Norm gibt, die von allen Marktteilnehmern genutzt werden kann. Standard XRechnung: Impulsgeber ZUGFeRD Das führt in den Betrieben immer wieder zu Fragen und Unsicherheiten. ZUGFeRD 2.0 erfüllt bereits alle Anforderungen der EU-Richtlinie an die XRechnung und kann für die Rechnungsstellung mit Behörden, national und international, genutzt werden. Die Version 2.0 von connect.ZUGFeRD wurde entwickelt, um die aktuellen Anforderungen an elektronische Rechnungen zu erfüllen. Sie unterstützt das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in diesem Jahr veröffentlichte ZUGFeRD-2.0-Format, das für die EN16931 vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) angepasst wurde. Da ZUGFeRD 2.0 mit dem französischem Standard Factur-X identisch ist, können deutsche Unternehmen zusätzlich Rechnungen mit Geschäftspartnern des Nachbarlandes bequem austauschen.

Darüber hinaus unterstützt connect.ZUGFeRD 2.0 die XRechnung. Diese vom Bundesinnenministerium herausgegebene Variante für einige öffentliche Auftraggeber verzichtet auf den PDF/A-3 Container, der bei ZUGFeRD die Einführung beim Rechnungsempfänger erleichtert.  ...
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