Leistung

 

 

Alle Belege im Griff

In einer Anwendung gebündelt, mit sinnvollen Features für den Alltag

EINSAMMELN

Alle anfallenden Belege/Belegtypen und Dokumente (Papier, E-Mail oder PDF) von verschiedenen Quellen einsammeln (Smartphone, Scanner, Computer).

OPTIMIEREN

Komprimieren, Konvertieren, Aufbereiten, Zuschneiden, Zusammenfügen in PDF oder Archiv-PDF/A

FREIGEBEN

Zur Prüfung bzw. Rechnungsfreigabe an Mitarbeiter weiterleiten (mit verschiedenen Rollen und Rechten)

VERTEILEN

An den Steuerbrater weiterleiten, in Datev Unternehmen Online oder gleich ins Archiv speichern.

 

Die Boxen

/INBOX

/INBOX

Hier werden alle Belege gesammelt, die später optimiert, zugewiesen oder freigegeben werden sollen. Dies entspricht der klassischen Posteingangsbox.

/CHECKBOX

.../Rechnungeingang

.../Rechnungsausgang

....

/CHECKBOX

Der Checkbox-Ordner ist optional und für die Ansicht bzw. Prüfung oder Freigabe zuständig. Er  hat beliebig viele Unterordner wie “Rechnungseingang”, “Bewerbungen”, “Verträge” usw.. Damit kann z.B. ein Scan oder ein Smartphone-Foto gleich dem passenden Themengebiet zur Freigabe zugewiesen werden.

/SENDBOX

.../Rechnungeingang

.../Rechnungsausgang

....

/SENDBOX

Der Sendbox-Ordner ist für das Senden von Belegen zum Steuerberater oder andere Firmen zuständig. Er  hat beliebig viele Unterordner nach Themen wie “Rechnungseingang”, “Bewerbungen”, “Verträge” usw..

/ARCHIVBOX

.../2019/Rechnungseingang

.../2019/Verträge

....

/ARCHIVBOX

Der Archivbox-Ordner ist nach Jahren unterteilt und hat ebenfalls beliebig viele Unterordner mit verschiedenen Themengebieten. Hier landen sowohl alle Buchungsbelege nach der Verbuchung, als auch Verträge, Vereinbarungen, Lieferscheine usw.. Es ist kein revisionssicheres Archiv, hier existieren bereits sehr gute Lösungen am Markt.

“Ein einfaches, unabhängiges DMS (Dokumentenmanagement-System) für sehr kleine bis mittelgroße Firmen in der Cloud.”

 

 

Es gibt für jede der vielen Funktionen

sicher einzelne Tools am Markt.

Das besondere ist es,

alle Features in eine einzige

durchgängige Anwendung zu packen.

Details


 

EINSAMMELN

Viele Quellen

 

– E-Mail Anhänge

– PDF- oder Bild-Dateien jpg, png, tiff

– Smartphones mit iOS oder Android

– Scanner im Netzwerk oder unser Cloud-Scanner

– Canon MFP-Kopiersysteme im Netzwerk

– Beliebige Anwendungsprogramme (Auftragsverwaltung, MIS-Systeme etc.)

 

 

Alle Belegtypen

Beliebige Belegtypen werden in der belegebox ohne Einschränkungen verarbeitet.

 

 

 

 


OPTIMIEREN

Optimieren

 

OCR Volltextsuche für integrierte Suche und Recherche

Konvertieren z.B. in schwarz/weiß und PDF oder PDF/A

Komprimieren der Bildinformationen, um kleine Dateien zu erhalten

Zusammenhängen von z.B. zwei Fotos und einer Rechnung zu einem Dokument

Trennen von einem mehrseitigen Scan in einzelne Dokumente

Leerseitenerkennung um leere Rückseiten zu entfernen

QR-Code-Stempel um bei Scans automatisch ein neues Dokument zu erkennen

Ausrichten von schiefen Aufnahmen

Beschneiden, um den Hintergrund auszuschneiden

Heftlöcher entfernen, um saubere Dokumente zu erhalten

Alle Optimierungen können automatisch beim Empfang eines Dokuments wirken
oder manuell auf ein einzelnes Dokument.

 

 

“Versuchen Sie mal eine 2-seitige Rechnung

mit dem Handy zu fotografieren und

dem Steuerberater als eine auf 150kb

komprimierte, schwarz/weiße PDF-Datei zu senden….”

FREIGEBEN

Freigeben und Kontrollieren

 

Über beliebige Ordner wie “Rechnungsfreigabe“, “Bewerbungen” usw. legen Sie Dokumente zur Prüfung ab und weisen diesen einen entsprechenden Mitarbeiter und eine Frist zur Prüfung zu.

In der Rechteverwaltung legen Sie fest, welcher Mitarbeiter Freigaben erteilen darf und ob er gegebenenfalls das Recht hat, Freigaben von Kollegen einzusehen. Dies ist insbesondere bei Abwesenheit wegen Urlaub, Krankheit usw. sehr sinnvoll.

Die Freigabeoption muss bei Bedarf zusätzlich gebucht werden.

 

 

 

Kommentare

 

Schreiben Sie Kommentare zu den Belegen, um Ihre Kollegen oder den Steuerberater zu informieren – dies ersetzt die Post-it-Zettel! Wenn Sie wollen, dass nur firmeninterne Kollegen Ihren Kommentar lesen, können Sie auf “intern” umschalten.

 

 

Logbuch / Protokoll

 

Ab dem Zeitpunkt der Speicherung einer Datei werden alle Schritte genauestens aufgezeichnet. Angefangen beim Speichern (wann, wer etc.) werden alle Ereignisse und Bewegungen einer Datei bis zum Löschen und darüber hinaus aufgezeichnet.

 

 

 

Gelöschte Dateien

 

Eine absolute Besonderheit der belegebox! Wenn Dateien gelöscht werden, behalten wir für einen Monat alle Informationen, Vorschaubilder und das gesamte Logbuch zu dieser Datei im System. Sollte ein Dokument einmal verschwunden sein ist die Chance relativ hoch, dass Sie zumindest herausbekommen warum und durch wen dieses gelöscht wurde.

 

 

Dokumenten-ID

 

Eine weitere Besonderheit der belegebox ist eine einmalige und eindeutige DOC-ID, die in den Dateinamen zusätzlich eingetragen wird. Bei Situationen wie dem Verbuchen einer Rechnung über Datev Unternehmen Online verlässt der Beleg die belegebox komplett und wird nach dem Verbuchen als gebuchter Beleg erneut im Archiv abgelegt.

Über die DOC-ID können wir einer Datei beim Empfang alle bisherigen Informationen und Logbuch-Einträge zuordnen. Sie kennen das sicher von diversen Ticket-Systemen.

 

“Den Alltag

angenehm und

einfach zu

 unterstützen.

Das ist unser Fokus.”

VERTEILEN

Verteilen und Kontrollieren

 

Das Dateimanagement der belegebox basiert auf einem shared Filesystem, mit den höchsten Sicherheitsansprüchen am Markt. Auch große Forschungsinstitute und Universitäten tragen dem Rechnung.

Wir gehen sogar noch einen Schritt weiter und reduzieren einige Bereiche dieser Basistechnologie um noch höhere Sicherheit und Kontrolle zu erreichen.

 

Damit ist schon mal der erste Schritte erreicht: Sie können die belegebox-Ordner auf Ihrem Rechner als ganz normale Datenordner sehen.  Legen Sie Dateien darin ab,  speichern aus Ihrem E-Mail-Programm mit Drag&Drop oder “drucken als PDF” aus Ihren Anwendungen heraus. Auch weitere firmeninterne  Anwendungen haben bei Bedarf kontrollierten Zugriff auf die Ordner und Dokumente.

Wir überwachen dieses Dateisystem und erweitern es um alle zusätzlichen belegebox Komfort-Features und Workflows.

 

 

 

Mit diesem Konzept haben wir

kontrollierte Offenheit

bei maximaler Sicherheit

und maximalen Komfort

kombiniert.

SICHERHEIT

Sicherheit

 

 

Alle Verbindungen zur belegebox laufen mindestens mit SSL-Zertifikaten

Zuschaltbare Zwei-Faktor-Authentifizierung bei der Anmeldung

Alle Programme und Daten liegen im Datev Rechenzentrum in Deutschland

Es werden keine externen Dienste genutzt, auch nicht für Statistiken usw.

Permanenter Virencheck und höchste Firewall-Sicherheit im Datev Rechenzentrum


FREIHEIT

Freiheit und Unabhängigkeit

 

 

Wenn Sie unabhängig bleiben wollen, sollten Sie Ihr Dokumentenmanagement keinesfalls in die Hände von Anbietern legen, die Sie vielleicht auch mal wechseln müssen.

 

Momentan versuchen praktisch alle Anbieter Ihre Kunden mit der Speicherung Ihrer Dokumente dauerhaft an sich zu binden. Auftragsverwaltungen, E-Mail-Systeme und selbst Banken bieten mitlerweile Dokumentenmanagement an.
Wenn Sie da einmal Ihre Dokumente ablegen, kommen Sie so einfach nicht mehr weg.

 

Der Fokus der belegebox ist ausschließlich das Managen Ihrer Dokumente, egal welche Software Sie davor oder dahinter einsetzen. Sie können jederzeit Ihren gesamten Datenbestand über Drag&Drop in andere Systeme übertragen oder andere Systeme direkt an das Dateisystem anbinden.


SUPPORT

Support und Unterstützung

 

 

Bei allen Fragen rund um die Anwendung, Einstellungen und Bedienung, aber auch bei Fragen zum Einbinden von Geräten und Systemen stehen wir Ihnen im Chat-Support zur Verfügung. Steuerrelevante Fachfragen kann weiterhin nur Ihr Steuerberater beantworten. Wir empfehlen Ihnen diese Unterstützung mit zu buchen.

 

*Unsere Supportzeiten sind von Mo-Fr., 09:00-17:00 Uhr. Außerhalb der Supportzeiten können Sie uns im Chat-Fenster eine Frage hinterlegen, die am nächsten Morgen gleich bearbeitet wird.


ADD ON

Sie brauchen aber unbedingt ……

 

 

… noch eine spezielle Softwarelösung, genau auf Ihre Unternehmen zugeschnitten ?

Sie können praktisch jede “spezielle” Anwendung an die belegebox anflanschen. Wenn Sie z.B. ein Freigabetool brauchen oder ein automatisiertes Abtanken von Plattformrechnungen oder E-Mails usw.

Nahezu jede Software ist in der Lage, die entsprechende Datei in das Dateisystem zu speichern – und das kann dann auch gleich die belegebox sein, die dieses Dateisystem überwacht.
Das bedeutet, das Sie spezielle Anforderungen hervorragend mit dem universellen Managen aller anderen Dokumente durch die belegebox kombinieren können.


Ansprechpartner


Jede Steuerkanzlei, die die belegebox einsetzt und Firmen auch zur Nutzung anbietet, kann sich hier eintragen.

Damit finden Sie gleich eine Kanzlei, die im Umgang mit digitalen Daten und der belegebox vertraut ist.

 

 

 

      Nehmen Sie einfach mit einem Partner oder direkt mit unserem Support Kontakt auf.